Svi smo radili u kaotičnim uredima - papiri i drugi materijali nagomilani su u hrpe, osoblje je frustrirano i nesigurno u svoje odgovornosti, a uprava nije zadovoljna s tim što osoblje radi. Kako možete urediti ured? Imati jasne procedure za osoblje koje će pratiti pomoći će da sve ostalo padne na svoje mjesto - imat ćete čišći ured, sretniji i produktivniji kadar, i bolje menadžere u tren oka.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Papir
-
bilježnica
Stvori protokol
Istražite područja organizacije koja su nejasna pisanjem anketnog i geodetskog osoblja. Upitajte zaposlenike o čemu su nejasno, bilo da se radi o njihovoj ulozi i odgovornostima, o kome izvještavaju ili kako pravilno obaviti određene postupke.
Napravite priručnik za zaposlenike na temelju onoga što zaposlenici trebaju pojasniti. Također uključite standardne politike tvrtke, uključujući informacije o uredskom okruženju. Osoblje mora znati da se dokumenti moraju pravodobno podnijeti, ispraviti svoje stolove prije odlaska s posla i napraviti svoj dio kako bi stvorili čist radni prostor.
Stvorite standardne operativne procedure ili SOP-ove. SOP-ovi su pisane upute koje definiraju tko, što, gdje, zašto i kako svaki zadatak. Napravite SOP za svaki zadatak koji želite da osoblje slijedi. Uključite sažetak stavka o procesu, korak po korak upute o tome kako to učiniti, i popis resursa ako im je potrebno više informacija. Uključite datum u budućnosti, 6 do 12 mjeseci, kada će SOP biti pregledan i ažuriran. Također uključite ime i kontaktne podatke osobe u organizaciji koja je odgovorna za taj postupak - na taj način osoblje zna koga kontaktirati za više informacija. Stavite sve SOP-ove u bilježnicu i učinite je dostupnom svim zaposlenicima kako bi potražili postupak ako trebaju nešto provjeriti. Napišite nove SOP-ove za nove postupke koji se pojavljuju i dodajte ih u knjigu.
Vlak osoblje i dobiti organizirani
Priručnik za zaposlenike dajte svim sadašnjim zaposlenicima čim bude završen i novim zaposlenicima kada budu zaposleni. Zaposlenici mogu poboljšati način rada ureda ako znaju što se od njih očekuje.
Obučite zaposlenike o svim SOP-ovima koji se na njih odnose. Neka osoblje koje je odgovorno za postupak obučava drugo osoblje jedan na jedan ili u grupi. Osposobljavanje osoblja o svim postupcima nakon njihovog razvoja, tako da je osoblje jasno o tome što se od njih očekuje pri obavljanju tog postupka.
Održavajte dan za čišćenje svih zaposlenika kako biste ured organizirali. To ne bi trebalo činiti često. Nakon što pročitaju priručnik za zaposlenike i prođu obuku o novim SOP-ovima, osoblje bi trebalo imati jasnu ideju o tome što treba učiniti.
Savjet
-
Uzmite osoblje na sklonište izvan ureda radi daljnjeg osposobljavanja.
