U uredskom okruženju važno je uvijek održavati profesionalno ponašanje. Točno je bitno i svaki pokušaj treba napraviti kako bi stigao na vrijeme. Osim ako ne očekujete važan poziv, mobitele treba isključiti ili uključiti vibriranje kako se ne bi poremetio ured. Obucite se u odgovarajuću odjeću za vrstu posla koji se obavlja. Na primjer, nošenje traperica u profesionalnom uredskom okruženju smatra se neprikladnim, ali traperice mogu biti prihvatljiva odjeća u građevinskom uredu.
Služba za korisnike
Jedan od najvažnijih čimbenika u uredskim postupcima je način na koji se klijenti tretiraju kada telefoniraju ili posjećuju ured.
Kada se osobno bavite klijentima, dobro je pozdraviti osobu s osmijehom i biti pažljivi prema njihovim potrebama. Ako klijent dođe s pritužbom pažljivo sluša, ali ne postane obrambeni, konfrontacijski ili se uzruja, poslužit će samo za eskalaciju situacije. Pokažite iskrenu zabrinutost izrazom lica ili jezikom tijela, kada se kupac žali. Ako je kupac ranting, dopustite im da se nasmija - ne pokušavajte ih zaustaviti ili razgovarati o njima. Nakon što su izrazili svoju pritužbu, mirno reagirajte tako što ćete im reći što namjeravate učiniti kako biste im pomogli ili kome ćete ih uputiti i kako će ta osoba moći pomoći u rješavanju problema.
Telefonski bonton
Budući da vas osoba s druge strane linije ne može vidjeti, na telefone treba odgovoriti optimistično. Osoba s druge strane bi trebala moći čuti “osmijeh” u vašem glasu. Uvijek odgovarajte na dolazne pozive s imenom tvrtke, vodeći računa da navedete ime tvrtke kako biste je razumjeli. Ponekad je potrebno prije poziva proslijediti pozive primatelju. Učinite svaki pokušaj da dobijete pravo ime osobe. Neka vam bilježnica bude pri ruci da zapišete ime pozivatelja u slučaju prekida ili primatelj ne odgovori i poziv se odbije natrag. To će omogućiti izravno pozivanje pozivatelja.
Interakcija s drugim zaposlenicima
Nikada nije dobra ideja raspravljati o osobnim pitanjima s drugim zaposlenicima ili se uključiti u tračeve ureda. Politiku i religiju treba izbjegavati kao teme razgovora u uredu.
Uvijek budite poštovani kada se obraćate drugim zaposlenicima. Dobro pravilo palca je ako je osoba kojoj se obraćate podređena u redu je da im se obrati po imenu, ali nadzornik ili menadžer treba biti adresiran kao gospodin ili gospođa, osim ako oni ne zatraže da im se obrati prva Ime.
Organizacija
Radno područje uvijek mora biti čisto, uredno i organizirano. Ako ste iz bilo kojeg razloga bolesni ili udaljeni od ureda, netko će možda morati dohvatiti informacije s vašeg radnog stola i ne bi se trebao „pretresti“ kroz sve što je u vašem radnom području kako bi pronašli ono što traže. Također je važno da se osobni predmeti ne čuvaju na ili na stolu jer netko tko se slučajno „spotakne“ na nešto što ne želite postati javnim.
Pozornost na detalje
Ako je za dovršenje posla potrebno nekoliko koraka, dobro je napraviti popis za provjeru i označiti svaku stavku nakon dovršetka. Bez obzira na dužnosti koje su dodijeljene, pažnja posvećena detaljima ključna je za dobro obavljanje posla.
Ako je stvaranje dokumenta dio posla, svakako pokrenite provjeru pravopisa i gramatike na svakom dokumentu. Što god posao zahtijeva, uvijek je dobro provjeriti rad prije nego ga uključite.
