Obveze prema dobavljačima kritični su dio vaših financijskih evidencija i mogu biti predmetom prijevare bez pomnog pomirenja i nadzora. Jaki postupci revizije s mogućnošću plaćanja prema računima mogu osigurati točnost i pravovremenost plaćanja računa. Postupci revizije najboljih obveza prema dobavljačima omogućuju kombinaciju svakodnevnih provjera, rutinskih internih kontrola i postupaka vanjske revizije.
Rutinski postupci
Obveze prema dobavljačima trebaju se dnevno uravnotežiti kako bi se uskladila plaćanja s evidentiranim unosima. Svako odstupanje između ukupnog uplaćenog iznosa i ukupno zabilježenog iznosa treba odmah razmotriti i uskladiti. Nadzor nad upravljanjem svakog pojedinca uključenog u obveze prema dobavljačima trebao bi biti strog i trebao bi uključivati rutinsko praćenje aktivnosti. Menadžeri bi trebali biti obučeni za praćenje bilo kakvih znakova lošeg ponašanja od strane osoblja koje plaća račune.
Trebalo bi donijeti procedure za odjavu koje pomažu uspostaviti revizijski trag. Ti potpisi trebali bi uključivati pregled dnevnih usklađivanja, mjesečna izvješća o odstupanjima i pojedinačne prijave za velike transakcije kako bi se osiguralo da su sve informacije točne.
Unutarnje kontrole
Unutarnje kontrole za obveze prema dobavljačima trebale bi uključivati zahtjeve za potpisom prema iznosima plaćanja. Razmislite o primjeni nekoliko zahtjeva za potpisivanje. Na primjer, možete zahtijevati potpis računovodstvenog upravitelja za stavke veće od 5.000 USD, izvršni potpis za stavke veće od 10.000 USD i uvjet dvostrukog potpisa za plaćanja u iznosu većem od 25.000 USD. Uskladite svoje zahtjeve s potpisom s ukupnim prihodima i osjetljivošću svoje tvrtke na prijevaru radi maksimalne koristi.
Uspostaviti rutinske postupke kontrole za obveze prema dobavljačima. Uključite spot provjere pojedinačnih plaćanja kako biste osigurali točnost. Primjerice, svaki dan pregledajte pet obveza i provjerite iznos uplate i podatke o primatelju plaćanja te provjerite jesu li računovodstvene evidencije ispravno provedene.
Tijekom procedura zatvaranja knjiga na kraju mjeseca ili financijskog razdoblja, uključite postupke za odjavu za sve obveze vezane uz račun, uključujući ukupne ukupne iznose i usklađenja računa. Osim toga, zadržite pokrenuto izvješće koje nadzire razine plaćanja iz obrade računa koji se plaćaju. Ako se razine plaćanja naglo povećaju ili smanje, automatska istraga uzroka može odagnati potencijalne probleme.
Vanjske revizije
Većina vanjskih revizija uključuje račune koji se plaćaju kao područje testiranja. Vanjske revizije trebaju uzeti detaljan popis obveza prema dobavljačima i ukupne iznose praćenja iz svih računovodstvenih evidencija do ukupnog zbroja i trebale bi uključivati isplate banaka. Za detaljno testiranje treba odabrati odabrane stavke. Za potvrdu primitka uplata treba kontaktirati odabrane primatelje. Osim toga, rutinska usklađivanja trebaju se pregledati radi točnosti i logičke obrade. Svako pomirenje s velikim odstupanjima trebalo bi u potpunosti istražiti.
Vanjske revizije trebaju testirati neevidentirane obveze. Razmislite o odabiru svih faktura iznad određenog praga i slučajnog odabira rutinskih faktura za detaljni pregled. Pogledajte zapise o isplatama, kredite za povrat, primljenu robu, ali ne i fakturirane, i sve račune specifične za fakturu. Provjerite je li svaka faktura ispravno zabilježena u ispravnom vremenskom razdoblju. Pregledajte račun kako biste vidjeli je li zabilježena kao obveza ili ako je ispravno isključena iz vremenskog razdoblja.
