Preraspodjela velikih poslovnih događaja može biti logistička noćna mora; čak i uz najvjerodostojnije razloge za promjenu datuma, klijenti i poslovni kontakti će biti iritirani i neugodni. Način na koji predstavljate informacije također će imati veliki utjecaj na dojam koji će sudionici imati; vodite računa da zvučite apologetski, ali optimistično, tako da će primatelji promjenu reprogramiranja smatrati privremenim zastojem, a ne pogrešnim koracima ili rezultatom lošeg planiranja.
Umetnite dio zaglavlja tvrtke u pisač; ovo je službena obavijest o reprogramiranju događaja koji ugošćujete. Vrijeme je bitno i zaglavlje će uhvatiti pažnju primatelja učinkovitije od običnog papira.
Otvorite program za obradu teksta po svom izboru. Započnite novi dokument odabirom "Datoteka" i "Novo".
Upišite datum i preskočite redak. Pomoću značajke spajanja pošte u programu za obradu teksta umetnite imena i adrese sudionika.
Započnite sa izjavom da ćete morati preusmjeriti događaj i osvježiti njihova sjećanja o tome što je događaj i kada je trebao biti prvotno održan.
Iskreno se ispričajte i objasnite razlog kašnjenja. Nemojte se ispričavati više puta ili bi primatelji to mogli smatrati priznanjem krivnje ili lošim upravljanjem.
Navedite pojedinosti o događaju. Ako vaša tvrtka nudi nadoknadu za svoje naknade za re-booking ili drugi poticaj, navedite kako sudionici mogu podnijeti zahtjev za naknadu. Igrajte dobre vijesti; ako je reprogramiranje sretan događaj, kao što je reprogramiranje vremena s boljim vremenom, komentirajte to.
Zahvalite sudionicima na njihovoj suradnji i dajte im kontaktne informacije za koje mogu nazvati ako imaju pitanja ili teškoće u reprogramiranju svoje posjete.
Potpišite slovo "S poštovanjem" i preskočite tri retka. Upišite svoje puno ime i naslov. Ispišite slova i potpišite svaki iznad upisanog imena.
Pisma pošaljite poštom najbržom uslugom koju možete priuštiti. Ako si ne možete priuštiti slanje velikog broja pisama Priority Mail, prvo nazovite svakog sudionika i dajte im osnovne informacije o reprogramiranju događaja. Dajte im do znanja da će uslijediti službeno pismo.
