Sve tvrtke imaju procese, bilo da se radi o proizvodu, obradi plaćanja kreditnom karticom, na brodu zaposlenika ili provjeri osiguranje kvalitete. Ponekad ti procesi djeluju besprijekorno, a ponekad ne. Upravljanje poslovnim procesima je sustav koji dobiva vaše procese i bičuje ih u olimpijski oblik. Dobra implementacija BPM-a poboljšat će vidljivost vaših procesa, olakšavajući uklanjanje uskih grla i sprječavanje dupliciranja posla.
Savjet
-
Upravljanje poslovnim procesima je metodologija za pojednostavljenje načina na koji tvrtka radi stvari, s ciljem poboljšanja performansi.
Što je primjer poslovnog procesa?
Poslovni proces je niz koraka koje ljudi u vašoj organizaciji obavljaju kako bi postigli određeni cilj. Ti se koraci ponavljaju mnogo puta, često od strane mnogih ljudi i obično na standardiziran način. Gotovo sve - od odobravanja zahtjeva za odmor do procjene trijaže koju medicinsko osoblje obavlja u hitnoj službi - kvalificirat će se kao poslovni proces.
Uzmimo, primjerice, primjer zahtjeva za kredit banci. Kako bi započeo ovaj proces, kupac će ispuniti elektronički obrazac za prijavu na internetskoj stranici banke. Sada se kotači banke okreću. Prvo, banka će provjeriti je li klijent ispravno ispunio obrazac. Zatim će aplikacija proći kreditnu provjeru. Netko drugi može izvršiti provjeru dohotka, drugi tim može zatražiti dodatnu dokumentaciju i mogu postojati druge aktivnosti koje će omogućiti banci da donese odluku o odobravanju kredita.
Ključ je u tome što je proces višestran. Kao i većina poslovnih procesa, ona uključuje više koraka i više ljudi, a ti ljudi koriste razne alate i sustave kako bi postigli stvari. Sveukupno gledano, cijeli sustav je dizajniran za pretvaranje niza ulaznih podataka (zahtjev za kredit i popratne dokumente) u željeni izlaz (odluka o odobrenju koja se priopćava klijentu).
Što je upravljanje poslovnim procesima?
Kada je vaše poslovanje vrlo malo, upravljanje poslovnim procesima relativno je jednostavno. U uredu može biti samo nekoliko ljudi koji obavljaju svakodnevne zadatke, a svatko ima solidan pregled velike slike. Ova situacija se mijenja dok raste. Zadaci koje je jedna osoba jednom rješavala iznenada se predaju između više odjela. Ljudi dupliciraju napore drugih, zadaci padaju kroz pukotine i postoji veći potencijal za ljude da griješe.
Primarna svrha upravljanja poslovnim procesima je staviti te kaotične procese pod mikroskop i shvatiti kako ih učiniti boljim. Najlakši način da to shvatite je da vizualizirate sve aktivnosti u vašem procesu kao dijagram koraka. BPM je disciplina formaliziranja tih koraka u logičniji i dosljedniji tijek rada.
Koje su prednosti upravljanja poslovnim procesima?
Glavni cilj BPM-a je uštedjeti vrijeme i novac tako što ćete smanjiti masnoću u vašim procesima, kao što je uklanjanje uskih grla, uklanjanje viška radnika i zaustavljanje nepotrebnog dupliciranja posla. Međutim, BPM se ne odnosi samo na povećanje krajnjeg iznosa, a postoje i drugi pozitivni ishodi od kojih tvrtke mogu imati koristi:
-
I zaposlenici i menadžeri imaju koristi od jasnije definicije njihovih uloga i odgovornosti, budući da svi slijede sustavno usmjeravanje da bi se stvari obavile.
-
Timovi se međusobno povezuju i bolje komuniciraju kada su svi na istoj stranici u pogledu rezultata i rokova.
- Tu je manje stresa jer preopterećeni zaposlenici više ne moraju pohađati naknadne sastanke ili žonglirati s više natjecateljskih zadataka odjednom.
- BPM usklađuje vaše procese s organizacijskim prioritetima pa ne gubite vrijeme na procese koji poslovnom subjektu dodaju najmanje vrijednosti.
- Menadžeri dobivaju bolju vidljivost u tijeku rada, što pruža koristan trag za reviziju i usklađenost s propisima.
- Kupci imaju koristi od poboljšanog vremena isporuke, što dovodi do većeg zadovoljstva kupaca.
Kako BPM funkcionira?
BPM je prije svega metodologija. Sastoji se od jasnog niza koraka i tehnika koje pomažu formalizirati proces BPM-a tako da se otpad i druge neučinkovitosti mogu identificirati i poboljšati. Od mnogih utemeljenih BPM metodologija, neke, poput Lean ili Six Sigma, ušle su u popularni rječnik. Generičke metodologije slijede mnoge iste principe. Bez obzira na metodologiju koju odaberete, možete očekivati da će se fokusirati na tri stupa BPM-a: proces, ljudi i tehnologija.
Postupak
Osnovni fokus BPM-a je optimizirati poslovne procese kako bi odgovarali svrsi i postigli ispravne rezultate u pravo vrijeme.
narod
Osigurati da ljudi rade prave stvari na pravi način ključ je uspješnog procesa. BPM razmatra zadatke koje ljudi rade i postavlja pitanja kao što su: Čiji je posao izvršiti zadatak A iu kojem vremenskom okviru? Što se događa ako relevantna osoba zanemari problem? Tko će dobiti upozorenje kada se proces zaglavi? Ova razina vidljivosti bitna je ako želite povećati učinkovitost sustava.
Tehnologija
Da bi vaši procesi radili glatko, prijelaz zadataka mora biti besprijekoran cijelo vrijeme. Softver za upravljanje poslovnim procesima je alat koji pomaže u provedbi procesa. Dakle, ako pokrenete BPM vježbu i definirate bolji proces, tehnologija može pomoći da se osigura da proces funkcionira na način na koji ste ga definirali. Glavna značajka tehnologije je prikupljanje podataka o izvedbi kako biste mogli pratiti mjerne podatke koji su bitni za uspjeh procesa.
Kako dizajnirate BPM metodologiju?
BPM radi drugačije, ovisno o vrsti posla koji imate. Dakle, prije nego što počnete dizajnirati BPM metodologiju, morate procijeniti što želite poboljšati. Ako ste, na primjer, uslužna organizacija, možda želite da BPM poboljša vrijeme odgovora klijentima. Tvrtke koje proizvode ili proizvode proizvode, s druge strane, možda traže bolju učinkovitost i performanse na pokretnoj traci ili sinkronizaciju s drugim sustavima i procesima.
Koristeći ove komercijalne upravljačke programe kao vodič, svaka BPM metodologija će slijediti životni ciklus faza, svaki sa svojim vlastitim skupom zadataka koje treba implementirati. Najčešća BPM metodologija, DMEMO, slijedi pet faza: projektiranje, modeliranje, izvršavanje, praćenje i optimizacija.
Prva faza: Dizajn
Faza dizajna koristi BPM tehnologiju za mapiranje vašeg procesa kao što je sada, prije redizajniranja tijeka rada tako da se proces odvija mnogo učinkovitije. Ono što dobivate na zaslonu je vizualni prikaz tijeka rada tako da na prvi pogled možete vidjeti gdje se mogu naći uska grla i dupliciranje. Ideja je stvoriti najjednostavniji, najjednostavniji radni tijek, tako da se proces može obaviti u najmanjoj količini vremena, a da se napravi najmanje grešaka.
Druga faza: modeliranje
Ova faza je sve o testiranju vašeg procesa da biste vidjeli kako radi u različitim uvjetima. Razmislite o tome kao o vježbi "što ako". Što ako smo ovom zadatku dodijelili dvije osobe? Što ako taj zaposlenik kasni s isporukom? Što ako je taj zadatak učinjen na drugačiji način? Možemo li napraviti daljnja poboljšanja?
Treća faza: Izvršenje
Nakon što simulirate tijek rada, sljedeći korak je testiranje poboljšanog procesa na terenu pomoću radnog toka vašeg BPM softvera kako bi se svaki zadatak u procesu dodijelio jednoj ili više osoba.
Četvrta faza: Praćenje
Praćenje je proces prikupljanja podataka kako bi se osiguralo da proces funkcionira kako očekujete. Koristeći vašu tehnologiju, možete pratiti i jedan korak u jednom procesu - na isti način na koji biste pratili FedEx paket - ili možete prikupiti podatke i vidjeti kako radite u cijelom tijeku rada. Alati u ovoj fazi uključuju praćenje poslovnih aktivnosti, nadzorne ploče, alate za izvješćivanje i reviziju.
Faza pet: Optimizacija
U ovoj fazi vaš proces može biti daleko od savršenog. Sada morate razmisliti što možete učiniti kako biste dodatno optimizirali proces. Primjerice, trebate li dodati još jedan resurs u određena područja u kojima se često pojavljuju uska grla? Imajte na umu da optimizacija nije samo jedan događaj. Umjesto toga, morate slušati povratne informacije zaposlenika i klijenata i mijenjati ih kad god se pojave problemi. Ako novi proces ne poboljša iskustvo vaših dionika u službi, onda se ne može reći da je uspjeh.
Tko obavlja upravljanje poslovnim procesima?
Često je potreban tim stručnjaka s IT i poslovnim znanjem za implementaciju BPM projekta, ali zapravo ovisi o opsegu projekta koji planirate pokrenuti. Ako želite postići nekoliko brzih pobjeda poboljšanjem nekih postupaka s niskim rizikom i visokim prinosom u vlastitom malom poduzeću, onda bi trebalo biti relativno lako dobiti BPM projekt uz pomoć malog internog tima i nekih kvalitetan softver za mapiranje vaših procesa.
Dobar način za početak je pohađanje BPM tečaja. Brzo Google pretraživanje trebalo bi uključiti neke lokalne opcije ili online program. Mnoge tvrtke odlučuju staviti svoje zaposlenike kroz program certifikacije za upravljanje poslovnim procesima koji omogućuje ključnom osoblju da se službeno obučava u odgovarajućim metodologijama. Institut za upravljanje poslovnim procesima trenutno nudi 30 programa i sedam certifikata iz različitih disciplina i metodologija povezanih s BPM-om. Pojedinosti potražite na njihovoj web-lokaciji.
Što je BPM alat?
Jednostavno, BPM alat je softver koji koristite za automatizaciju implementacije BPM-a. Njegov je zadatak omogućiti Vašu poslovnu transformaciju kako biste svoje procese mogli podići na nove visine. Opcije su široke kao što su duge, ali općenito gledate sustav s barem sljedećim značajkama:
- Alat za dijagrame vizualne obrade: omogućuje modeliranje procesa i stvaranje novih radnih procesa. Neki alati zahtijevaju vještine kodiranja kao način implementacije modeliranja; drugi dobavljači nude pristup s niskim kodom koji koristi sustav "povuci i ispusti". Potonji može dobro funkcionirati ako nemate hardcore programera u timu.
- Upravljačke ploče za upravljanje i kontrola pristupa: Ovime se donositeljima odluka daje vidljivost za praćenje napretka i osigurava sigurnost ograničavanjem pristupa informacijama određenim osobama.
- Rukovanje pogreškama: korisno je imati modul za provjeru koji pronalazi i rješava pogreške i kvarove.
- Integracija s postojećim softverom: Vaše BPM rješenje bit će ograničeno korisno ako ne komunicira s drugim osnovnim ERP / CRM sustavima.
- Izvješća i analitika: Dobar BPM rješenje pokreće izvješća o ključnim mjernim podacima kao otvorene stavke, prosječno vrijeme potrebno za dovršenje zadatka i učestalost preusmjeravanja stavke.
U smislu specifičnih alata za upravljanje poslovnim procesima, to je prilično pretrpano tržište. Neki od velikih igrača su Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian i Process Street. Recenzije su lako dostupne na internetu, a većina alata dolazi s besplatnom probnom verzijom od 14+ dana, tako da možete pregledati funkcije prije konačne kupnje.
