Svako poduzeće treba imati dobro osmišljen proračun koji uzima u obzir ciljeve tvrtke, motivaciju zaposlenika i financijska ograničenja tvrtke. Osim toga, tvrtka treba uzeti u obzir i prethodne financijske i poslovne aktivnosti tvrtke, kao i ciljeve koje tvrtka ima u budućnosti.
Postavljanje ciljeva
Prije utvrđivanja proračuna tvrtke, proračunski odbor ili drugi ključni donositelji odluka moraju postaviti ciljeve za budućnost tvrtke. Ciljevi mogu uključivati, primjerice, uštede troškova, što bi zahtijevalo vrlo različit oblik proračuna nego ciljevi za proširenje tvrtke na drugu lokaciju.
Određivanje raspoloživih resursa
Ciljevi poslovnih subjekata trebali bi utjecati na proces izrade proračuna, ali ga svakako ne bi trebali u potpunosti diktirati. Poduzeće također mora analizirati raspoložive resurse i odrediti što ima na raspolaganju za postizanje svojih ciljeva. Doista, raspoloživi resursi mogu u velikoj mjeri diktirati ciljeve tvrtke. Raspoloživi resursi nisu ograničeni na gotovinu koju tvrtka ima na raspolaganju, ali mogu uključivati i potencijalne zajmove ili dodatna vanjska ulaganja. Osim toga, tvrtka mora uzeti u obzir svoje projekcije prodaje za narednu godinu.
Projektiranje budućih potreba
Proračun je usmjeren prema naprijed i zahtijeva određenu procjenu. Očigledno je nemoguće sa savršenom preciznošću predvidjeti kakve će biti buduće proračunske potrebe vaše organizacije. Postoje, međutim, neki važni izvori podataka koje možete pogledati kako biste došli do procjene. Ovi izvori uključuju podatke o prošlim poduzećima, sve dostupne podatke o konkurentima i analizu trenutnih i razvojnih ekonomskih i regulatornih trendova koji mogu nadolazeću godinu na bilo koji način učiniti različitom od prethodnih godina.
Uskladite buduće potrebe s dostupnim resursima
Češće ako ne, vaši raspoloživi resursi neće se savršeno uklopiti u vaše buduće buduće potrebe. U ovoj fazi proračunskog ciklusa možda ćete morati učiniti neke kompromise i pregovarati među svojim odjelima kako biste odredili kako najbolje raspodijeliti rijetke resurse vaše tvrtke. Morate imati na umu poslovne prioritete i strateške potrebe kada prolazite kroz ovaj proces.
Dobivanje konačnog odobrenja
Nakon što ste izradili cjelokupni proračun, sljedeći korak je dobivanje odobrenja od strane odbora za proračun ili bilo kojeg entiteta ovlaštenog za donošenje konačne odluke o da ili ne o vašem proračunu. Što ste rigoroznije radili na zadovoljavanju potreba svih ključnih dionika tijekom prethodnih koraka, to bi trebao biti lakši proces.
Distribucija odobrenih sredstava
Nakon što je proračun finaliziran i odobren, posljednji korak u procesu izrade proračuna je raspodjela dodijeljenih sredstava različitim odjelima i poslovnim segmentima. Obično je to dužnost glavnog financijskog službenika ili kontrolora tvrtke.
Praćenje i vrednovanje
Kada se proračun dovrši i sredstva raspodijele, proces izrade proračuna nije završen. I dalje biste trebali aktivno pratiti uspjeh proračuna koji ste izradili i implementirali. Potražite područja gdje nedostaju resursi ili gdje se čini da otpad postoji i držite ih na umu za buduće proračunske cikluse.
