Osobni podaci zabilježeni na popunjenom obrascu W-9 potrebni su za obradu platnog spiska i izvješćivanje o plaćanju u Poreznoj upravi. Kao najbolja praksa, zatražite dovršeni W-9 na prvi dan vašeg zaposlenika i pošaljite zahtjev W-9 bilo kojem novom ugovaratelju. Ako se ugovaratelj ne pridržava, pošaljite službeno pismo s ugodnim, ali čvrstim zahtjevom za ispunjeni obrazac.
Obrazac W-9 Osnove
Obrazac W-9 je dokument IRS-a koji navodi ime, adresu, saveznu poreznu klasifikaciju i broj socijalnog osiguranja ili identifikacijski broj poslodavca. IRS ne propisuje da tvrtke čuvaju W-9s. Međutim, tvrtke moraju prikupiti i prijaviti osobne podatke navedene na obrascu za sve zaposlenike, a za izvođače radova oni plaćaju više od 600 USD godišnje. Prikupljanje W-9 je prikladan način za to. Zbog toga, tvrtka bi trebala imati dokument W-9 za svakog zaposlenika i izvođača.
Traženje W-9
Da biste osigurali da prikupite W-9 od svih zaposlenika, uključite obrazac W-9 u obveznom prvom danu papirologije za nove zaposlenike. Od novih zaposlenika zahtijevati da završe sve papire na gradilištu i vrate ih predstavniku za ljudske resurse do kraja prvog dana.
Kada nabavite novog izvođača ili dobavljača, priložite obrazac W-9 s prvim ugovorom. U pismu zahtjeva W-9 zatražite od dobavljača da popuni i vrati obrazac što je prije moguće. Razmislite o primjeni pravila samo za plaćanje dobavljačima s važećom W-9 u datoteci i navedite to pravilo u pismu zahtjeva.
Slijedeći gore
Ako imate poteškoća s dobivanjem dovršenog W-9 od bilo kojeg zaposlenika ili izvođača radova, taktično, ali čvrsto priopćite da je W-9 potrebno prije plaćanja. Objasnite zaposlenicima da su informacije na obrascu potrebne za obradu platnog spiska i izdavanje plaća. Ako prodavatelj ne vrati W-9 u roku od tjedan ili dva, pošaljite još jedan zahtjev za naknadni odgovor. Ako imate dokumentirano pravilo, podsjetite prodavatelja da ih ne možete platiti bez obrasca u datoteci. Porezna uprava zahtijeva da podnesete službeni zahtjev za W-9, pa zadržite kopiju ovog pisma.
Ne W-9
Ako na kraju godine nemate W-9 za dobavljača, ipak morate prijaviti plaćanje poreznoj upravi. Popunite i pošaljite Obrazac 1099-MISC za izvođača i ostavite broj socijalnog osiguranja prazan. IRS će odgovoriti s obavijesti da nedostaje broj, koji morate poslati izvođaču zajedno s obavijesti o rezervnom odbitku i još jednu kopiju W-9. Obvezni ste zadržati porez od budućih plaćanja ovom izvođaču - trenutno je stopa zadržavanja 28% - a izvođač će snositi 50 USD od IRS-a.
