Ako ste zabrinuti u vezi s poslom, možda ćete u određenom trenutku morati pokrenuti ovu brigu sa svojim šefom. Izjavljujući svoju zabrinutost putem pisma, vaš šef jasno razumije točno ono što vas zanima, a da pritom ne ostavite prostora za pogrešno tumačenje, jer su sve vaše misli i ideje jasno izražene. Da biste napisali pismo zabrinutosti svom šefu, slijedite određene smjernice kako biste osigurali da su vaši problemi izloženi na profesionalan način.
Ukratko Glavne zabrinutosti
U prvom odlomku pisma objasnite zašto točno kontaktirate svog šefa. Upotrijebite prve dvije rečenice kako biste obavijestili čitatelja da imate pitanja u vezi s poslom i slijedite objašnjenja o tome što vas muči. Unutar ovog odjeljka, opišite glavne, ili kišobranske, teme koje vas zabrinjavaju.
Primjeri zabrinutosti:
- Zdravo, gospodine Smith. Pišem ti kao što imam nekoliko obeshrabrujućih briga u vezi s uređenjem zemljišta koje je dodijeljeno mom odjelu. Tijekom svog zapažanja primijetio sam zaposlenike koji se kasno pojavljuju, pretjerano su umorni i upravljaju strojevima na neprofesionalan način. "
Navedite konkretne primjere
Jednom kada se objasni opća svrha pisma, udubite se dublje u situaciju dajući čitatelju konkretne primjere. To mu daje jasno razumijevanje situacije i smanjuje vjerojatnost da vaše pismo ostane nezapaženo.
Primjer zabrinutosti:
- Jason S. Masters stigao je na gradilište u 10:45 sati, što je 1,5 sat nakon zakazanog vremena dolaska. Po dolasku, činilo se da je previše umoran i počeo je upravljati strojevima bez obavljanja standardizirane sigurnosne provjere. Kasnije u poslijepodnevnim satima primijetio sam nekoliko zaposlenika koji rade s teškim strojevima bez nošenja kaciga ili sigurnosnih mjera. "
Izbjegavajte emocionalne izjave
Tijekom procesa pisanja slova, ne postaju pretjerano emocionalni jer to smanjuje profesionalnost i legitimnost pisma. Uvjerite se da su sve izjave utemeljene na činjenicama i bez emocionalnih prizvuka. Cilj ovog pisma je dati vašem šefu potrebne informacije kako bi se naznačili točni uzroci zabrinutosti kako bi on mogao poduzeti mjere ako smatra da je to potrebno.
Predložite poboljšanja
Na kraju pisma podnesite prijedloge u vezi sa svojim pitanjima. Pobrinite se da ti prijedlozi ostanu takvi, a ne zahtjevi. Prije prijedloga, upotrijebite izjave poput: "Mislite li da bi bilo najbolje …" ili "Možda će biti korisno …" Koristite ovaj dio pisma da biste predstavili ideje koje ste imali, ali pratite ovaj odjeljak sa zahtjevom za sastanak kako biste dalje raspravljali o vašim problemima i razmjenjivali ideje kako biste ispravili bilo kakve probleme.
