U računovodstvu postoji nekoliko financijskih dokumenata koji se koriste za praćenje transakcija tvrtke i ukupnog financijskog zdravlja. Glavna knjiga i bilanca dva su središnja dokumenta u računovodstvenom procesu tvrtke. Iako sadrže slične informacije, glavna knjiga i bilanca nisu iste. Njihova je svrha odvojena i metode zapisivanja informacija u svakoj su različite.
definicija
Sve transakcije se objavljuju u glavnoj knjizi dnevnog dnevnika pomoću sustava debita i kredita, slično kao što koristite u čekovnoj knjižici. To je srž financijskih podataka vaše tvrtke, prateći svaku transakciju od prvog dana povijesti vaše tvrtke. Bilanca se ne bilježi u toliko detaljima kao glavna knjiga. To je kratak pregled financijskog zdravlja tvrtke u smislu imovine i obveza u određenom trenutku.
Struktura
Računi u glavnoj knjizi grupirani su u pet kategorija; imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda. Obično postoji zasebna stranica za svaki račun koji prati glavna knjiga. Transakcije se evidentiraju u glavnoj knjizi kako se pojavljuju za svaki račun. Primjerice, uplata izvršena vjerovniku bila bi zabilježena pod stavkom "troškovi", a istog dana, ako bi klijent izvršio plaćanje tvrtki, to bi se zabilježilo pod "prihod". Bilanca nije podijeljena na zasebne stranice. Umjesto toga, zbrojevi za svaku kategoriju se bilježe kako stoje za to razdoblje. Primjerice, ukupni prihodi od 31. prosinca bili bi zabilježeni i troškovi bi se također zbrojili i zabilježili. Dakle, isplate vjerovnicima A, B i C bi se zbrojile, a ne zabilježile pojedinačno.
Svrha
Glavna knjiga koristi se kao izvor podataka za ostale financijske dokumente, uključujući bilancu. Glavna knjiga prati transakcije i vodi evidenciju svih podataka za tvrtku kako bi se mogli točno sastaviti drugi financijski dokumenti. Nedosljednosti, računovodstvene pogreške i gubici mogu se pratiti kroz glavnu knjigu. Bilanca pokazuje tko ga gleda (primjerice, kao vjerovnik) što društvo posjeduje, kao i ono što duguje drugim stranama od datuma kada je završeno. Bilanci se često koriste kako bi se utvrdilo je li tvrtka kvalificirana za kredit ili zajam. Vjerovnici, investitori (potencijalni i trenutni), menadžment, dobavljači, kupci, vladine agencije i sindikati koriste bilancu kako bi predvidjeli gdje će se tvrtka nalaziti, ili kako će izgledati financijski niz cestu. Za vjerovnika, to je alat za procjenu “rizika” tvrtke prilikom razmatranja zajma. Za izvršnog direktora ili predsjednika tvrtke bilanca pomaže utvrditi ima li tvrtka previše inventara ili ako treba povećati prihode.
