Dok su brze poruke e-pošte i telefonski pozivi dovoljni za mnoge poslovne svrhe, još uvijek postoje neke stvari koje treba rješavati s trajnošću i profesionalnošću pisma. Različite situacije zahtijevaju različita pisma, a iako postoji mnogo različitih razloga možda ćete morati napisati profesionalno pismo, bilo bi dobro da se unaprijed upoznate s nekim od uobičajenih vrsta poslovnih pisama.
1. Naručite pisma o plasmanu
Kao što ime implicira, pismo o postavljanju narudžbe napisano je kako bi se naručila roba. Ta su pisma vrlo česta, ali su također vrlo formalna i trebala bi biti napisana na vrlo precizan i specifičan način, zbog čega bi moglo biti korisno potražiti predložak za ta pisma prije pisanja.
2. Uvodna prodajna pisma
Kada želite prodati proizvode novom klijentu, morate se predstaviti. To je vrlo slično načinu na koji biste se predstavili nekome na zabavi jer želite napraviti veliki prvi dojam u obje situacije. Želite li ciljanom klijentu pokazati koje proizvode ili usluge nudite, kako im to može pomoći i što čini vaše poslovanje drugačijim od ostalih.
3. Najava cirkularnih pisama
Okrugla je tako nazvana zato što je cirkulirana široj publici. Drugim riječima, dok je većina pisama privatna korespondencija između dvije ili više stranaka, kružno se distribuira velikim grupama odjednom. Budući da su namijenjeni mnogim čitateljima, trebali bi biti napisani za člana ciljane publike. Ne zaboravite da ih također zadržite dovoljno generičkim da se svidi svakome tko ih primi.
4. Pisma priznanja
Ta se pisma šalju samo radi potvrde da je vaša tvrtka primila poslovni dokument ili paket. Oni u osnovi djeluju kao potvrda i trebaju biti poslani čim primi predmet.
5. Pisma praćenja
Naknadna pisma mogu biti poslana nakon mnogih vrsta korespondencije. Podnositelj zahtjeva za posao može poslati praćenje nakon razgovora. Prodavač može poslati jedan tjedan ili dva nakon slanja uvodnog prodajnog pisma. Oni mogu biti poslani nakon sastanka kako bi se ponovili sporazumi koje su sklopile obje strane. U suštini, oni jednostavno služe kao podsjetnik primatelju na prethodnu komunikaciju i na poticanje napretka na sljedećem koraku odnosa ili projekta.
6. Pisma isprike za službu za korisnike
U poslovnom svijetu ponekad stvari krenu naopako. Bilo da je riječ o krivnji vaše tvrtke i da li je to moguće spriječiti, pismo isprike može znatno napredovati u popravljanju odnosa s oštećenim klijentom. Ta pisma često prolaze kroz pravni odjel kako bi se osiguralo da se tvrtka ne izlaže pravnoj odgovornosti.
7. Pisma interesa
Dok pisma o interesu najčešće koriste osobe koje traže posao, a poslodavce obavještavaju o njihovom interesu za položaj u tvrtki, one se također mogu koristiti za izražavanje da je vaša tvrtka zainteresirana za rad na određenom projektu s drugom tvrtkom ili neprofitnom organizacijom.
8. Pismo sućuti
Bez obzira na žalost zbog gubitka zaposlenika, suparnika, partnera ili bilo koga drugog u vašem profesionalnom krugu, pisma sućuti nisu lako napisati, ali mogu biti dirljiva gesta prema onima koji su najviše pogođeni smrću.
9. Memorandumi na razini ureda
Dok su dopisi često neformalni, ta su interna komunikacija poput poslovnih pisama jednog zaposlenika drugom. Memorandumi se mogu pisati na gotovo bilo kojoj temi, počevši od dodataka kod oblačenja do ozbiljnih prekršaja zaposlenika.
10. Pismo pohvale
Iako je uvijek lijepo pohvaliti zaposlenika koji ide iznad i izvan, oni bi trebali biti rezervirani za doista izvanredne akcije, jer što se češće dijele, to manje znače onima koji ih primaju.
