Bez obzira na vašu industriju, razumijevanje kako napisati osnovno poslovno pismo je potrebno za sve poslovne ljude. Iako je osnovna poslovna korespondencija vrlo česta, postoji nekoliko vrsta poslovnih pisama u tehničkom pisanju. Poslovna pisma razlikuju se prema publici, svrsi, autoru i specifičnom formatu.
Nastavi prolazno pismo
Poslovni ljudi upotrebljavaju popratno pismo životopisa u procesu prijave za posao kako bi se "prodali" organizaciji kojoj se žele pridružiti. Popratno pismo je prvi dojam koji ćete kao tražitelj posla napraviti na svom potencijalnom poslodavcu, a poslodavci često koriste popratno pismo kao lakmus test kako bi utvrdili vrijedi li životopis čitati. Prema Purdue Online pisanje Lab, trebali biste napisati svoje životopis pokriti pismo u narativni glas, ističući iskustva i vještine koje su vam pripremili za posao koji tražite. Centar za pisanje na Sveučilištu Sjeverne Karoline u Chapel Hillu predlaže pisanje u tonu koji leži između izrazito konverzacijskog i izrazito formalnog. Koristite glagole akcije često kada pišete svoje propratno pismo, i koristite pomoć pri traženju oglasa ili opisa posla kako biste pronašli ključne riječi, kao što je "detaljno orijentiran", koji bi trebali biti uključeni u vaše pismo.
Uvjerljivo poslovno pismo
Ako pišete uvjerljivo poslovno pismo, pokušavate uvjeriti primatelja da poduzme radnje koje preporučujete. Ovu vrstu poslovnog pisma možete napisati zaposleniku, nadzorniku, klijentu ili kolegi ili drugim stranama unutar ili izvan vaše organizacije. Uvjerljivo poslovno pismo mora navesti svrhu (uvjeriti) unutar prvih nekoliko rečenica, prema engleskom klubu. Poslovno pisanje je koncizno jer su poslovni ljudi stereotipno zauzeti. Vrlo je važno da vaše pismo brzo dođe do točke i da ne gubi vrijeme s nepotrebnim upoznavanjima, druženjem ili detaljima. Navedite način na koji želite da vaš čitatelj uzme unutar prvih nekoliko redaka i potroši tijelo pisma u kojem se navode prednosti akcije ili objašnjava zašto bi to trebalo poduzeti. Pobrinite se da jasno uključite sve potrebne pojedinosti. EnglishClub također predlaže da također jasno navedete trebate li odgovor.
Kada pišete uvjerljivo poslovno pismo, analizirajte svoju publiku. Kome pišete, odredit će koje podatke uključiti. Na primjer, dodali biste samo uvod ako vas osoba koju pišete ne poznaje. Osim toga, menadžer bi u toku djelovanja pronašao različite koristi od klijenta.
Pisma isprike
Iako su jedna od najčešćih vrsta poslovnih pisama, pisma isprike također su jedan od najtežih za pisanje. Morate napisati "spasiti lice", dopuštajući vašem poslovanju da zadrži integritet dok istovremeno nudi iskrenu ispriku za indiskreciju. Kao i druge poslovne komunikacije, dođite do točke. Napišite namjeru pisma - ispričati se - i za što se ispričavate u prvom odlomku. Prema ABusinessResource, vaš sljedeći paragraf trebao bi zatražiti od opovrgnute stranke da oprosti pogrešku i objasni kako je napravljena pogreška, kao i sve što se radi kako bi se osiguralo da se neće ponoviti. Naposljetku, trebate ponovno izraziti svoju ispriku i ponuditi vam da nadoknadite tu pogrešku s popustom, besplatnom robom ili na drugi prikladan način. U pismu izvinjenja, nikada se ne pojavite u defanzivi i uvijek unesite podatke o kontaktu nekoga tko najbolje rješava problem.
