Ugovorno pismo ili dokument je formalno potpisan zapis koji definira projekt ili organizaciju u pisanom obliku. Povelja je osmišljena kako bi odredila projekt, uključujući ciljeve i misije. S jasno definiranim ciljevima, projekt će vjerojatno biti uspješniji. Vaša organizacija ili tvrtka trebaju izraditi i odobriti pismo prije sklapanja velikog projekta kako bi se osigurao dogovor o svim aspektima plana. Koraci za pisanje charter pisma mogu se razlikovati ovisno o vašem projektu, ali postoje neki opći koraci.
Uključite naziv projekta ili organizacije na vrh vašeg chartera. Dodajte ime upravitelja i sve druge važne članove organizacije.
Odredite ciljeve i misije vaše organizacije u uvodnom odlomku vašeg ugovora. Pobrinite se da se svi članovi organizacije dogovore oko ciljeva i da su ostvarivi.
Odredite koji će zahtjevi postati član vaše organizacije. Na primjer, ako kreirate charter pismo za omladinski nogometni klub, u svoj charter uključite uvjete o dobi i boravku.
Organizirajte kako će se povezivanje pokretati. Ako postoji određena hijerarhija, uključite te pojedinosti u povelju. Na primjer, ako vaša organizacija ima direktore, upravitelje i voditelje timova, željeli biste odrediti kome se svaka pozicija javlja.
Uključite odgovornosti svakog člana vaše organizacije ili projektnog tima. Što više detalja dodate u svoje pismo, to će kasnije biti manje zbunjenosti.
Dodajte poseban odjeljak u svoje pismo čarter koji navodi kako dodati izmjene i dopune. Neizbježno ćete se sjetiti nečeg drugog što biste kasnije mogli uključiti u vašu povelju. Izradite plan s organizacijom o načinima za dodavanje izmjena i dopuna.
Pregledajte pismo s članovima vaše organizacije. Pokušajte uključiti što više informacija. Ovo je upravni dokument i trebao bi biti detaljan.
Potpišite i navedite datum dokumenta. Ostali članovi odbora koji su pomogli u izradi pisma o čarteru trebali bi potpisati povelju. Dostavite kopije članovima vaše organizacije i pošaljite kopije u evidenciju svog kluba.
