Svaka transakcija koja se dogodi u organizaciji zahtijeva od računovodstvenog odjela da razmotri njegov financijski utjecaj. Računovođa treba zabilježiti svaku transakciju s financijskim učinkom u računovodstvene evidencije. Mnoge tvrtke zaposlenicima izdaju debitne i kreditne kartice kako bi smanjile povrat troškova koje obrađuje. Umjesto nadoknade zaposlenicima, tvrtka ili plaća račun kreditne kartice ili prilagođava svoje podatke za transakciju zaduživanja. Računovodstvene stavke variraju ovisno o tome je li zaposlenik koristio debitnu ili kreditnu karticu.
Transakcija debitne kartice
Banke zaposlenicima tvrtke izdaju debitne kartice kako bi smanjile broj čekova koje tvrtka treba ispisati. Transakcija debitnom karticom uklanja novac s bankovnog računa tvrtke u trenutku transakcije. Zaposlenik koristi debitnu karticu na isti način na koji koristi kreditnu karticu prilikom kupnje. Banka prima elektroničku obavijest o transakciji i prenosi novac prodavatelju kako bi platila transakciju.
Računovodstvo debitnih kartica
Kada zaposlenik izvrši transakciju pomoću debitne kartice, računovođa tvrtke mora ažurirati financijsku evidenciju. Računovođa kontaktira zaposlenika kako bi odredio za što je transakcija bila. Računovođa koristi te informacije kako bi odredio koji račun troška će se koristiti u računovodstvenom unosu. Računovođa povećava račun troškova i smanjuje gotovinu.
Transakcija kreditnom karticom
Banke zaposlenicima tvrtke izdaju kreditne kartice kako bi smanjile broj izvješća o troškovima koje su poslali zaposlenici. Transakcija kreditnom karticom stvara obvezu za tvrtku koja zahtijeva od društva da plati banci na kraju razdoblja. Zaposlenik koristi kreditnu karticu prilikom kupnje putem interneta, telefonom ili osobno. Banka prima elektroničku obavijest o transakciji. Na kraju razdoblja banka dodaje sve transakcije i šalje račun tvrtki.
Računovodstvo kreditnih kartica
Kada zaposlenik izvrši transakciju pomoću kreditne kartice, ona čuva račun i piše opis transakcije na računu. Na kraju mjeseca sve svoje račune predaje računovođi tvrtke. Računovođa uspoređuje primitke s računom i provjerava jesu li sve transakcije obračunate. Računovođa koristi račune kako bi odredio koji račun troška će se koristiti u računovodstvenom unosu. Računovođa povećava račun troškova i smanjuje gotovinu.
