Kada se od vas traži da napišete profesionalno izvješće, možda ćete se zbuniti oko informacija koje ćete uključiti. Poslovno pisanje, osobito za izvještaje, često ima format i stil koji treba slijediti. Kada ste navikli pisati u formatu i stilu potrebnom za profesionalna izvješća, trebali biste moći brzo i jednostavno pisati izvješće.
Pregledajte stil pisanja izvješća. Za razliku od pripovijedanja ili pisanja eseja, pisanje izvješća je vrlo učinkovito. Sve suvišne riječi treba ukloniti, a jezik je jednostavan i izravan. Koristite aktivni glas i izbjegavajte suvišne informacije.
Dodajte stavke bullet kad god možete. Umjesto da nešto objašnjavate u obliku rečenice, izvješće će to objasniti s popisom metaka. Na primjer, obilježja poslovnog projekta ne bi se zapisivala u formu odlomka, nego bi se nabrajala s oznakama.
Podijelite paragrafe tako da svaki ima samo nekoliko redaka. Pisanje izvješća ne uključuje duge odlomke.
Izbjegavajte informacije koje vaša publika već zna. U eseju često pretpostavljate da čitatelj ne zna ništa o toj temi. Prilikom pisanja izvješća izbrišite sve podatke koje vaša publika već zna. Na primjer, ako pišete izvješće o novom pravilu tvrtke za upravljačko osoblje, nemojte uključivati opće informacije o tvrtki koje upravitelji već znaju. Međutim, te se informacije mogu uključiti ako je izvješće namijenjeno skupini novih zaposlenika.
Uključite dodatne materijale u poslovno izvješće. Stvari poput grafikona, grafikona, fotografija, tablica, dijagrama i drugih slika mogu se upotrijebiti kako bi se poboljšalo izvješće i pojasnilo značenje.
Stavite naslove kroz izvješće kako bi se olakšalo čitanje raznih dijelova.
