Izvješća o napretku su jasna, s više formularnim dizajnom od kvartalnih izvješća. Potonji se razlikuju po formatima od poslovnih do poslovnih i institucija do institucija. Međutim, sljedeće osnovne smjernice primjenjuju se na oba: Budite svjesni svoje publike i onoga što očekuju pronaći u izvješću i zadržite svoje pisanje jasno i sažeto, sa ozbiljnim, ne-besmislenim tonom i preciznim, otvorenim i pouzdanim stilom.
Stavke koje su vam potrebne
-
Podaci i informacije koje treba uključiti
-
Dobar program za obradu teksta kao što je Microsoft Word
Koristite tradicionalni format podsjetnika i za napredak i za kvartalno izvješće. Počnite s datumom, imenom i položajem osobe kojoj će izvješće ići, vašim imenom i položajem i jasnim, konciznim naslovom. Na primjer, predmet za izvješće o napretku može biti "Progress on Data Integration Project". Redak za tromjesečno izvješće često je manje specifičan i jednostavno kaže nešto poput "Tromjesečni izvještaj za Odjel podataka, treće tromjesečje 2010." Ako je tromjesečni izvještaj jedan od nekoliko koji ide istoj osobi, pobrinite se da znate točan format koji osoba očekuje.Čitatelj treba brzo probaviti sve dolazne podatke i očekivati da će pronaći određene vrste informacija na istom mjestu u svakom izvješću.
Za izvješće o napretku, otvorite sa sažetkom napretka, kao što je „Projekt integracije podataka napreduje prema rasporedu i pod proračunom.“ Ako tražite nešto specifično - pomoć drugog zaposlenika ili odjela, dodatna sredstva itd. - navedite ga odmah kako biste bili sigurni da ga čitatelj ne previdi. Otvorite tromjesečno izvješće na sličan način sumirajući informacije sadržane u izvješću.
Pojedinosti o pozadini projekta, koje se mogu uključiti u sažetak napretka, ako želite, brzo sažimanje detalja i opis njegove svrhe i vremenskog okvira. U okviru tromjesečnog izvješća možete uključiti napredak postignut od posljednjeg izvješća, koji uključuje i dobro i loše. Imajte na umu da želite biti otvoreni i iskreni.
U izvješću o napretku navedite sve završene radove i koristite glagole djelovanja kako biste naglasili da su oni koji rade na projektu marljivi. Također možete uključiti određene datume kada su faze projekta dovršene ili kada je dio njih postao aktivan ili je bio online ili što je cilj. U ovom trenutku u tromjesečnom izvješću iu odgovarajućem formatu započnite s detaljima napretka koji je postignut. Navedite probleme koje treba riješiti.
U izvješću o napretku navedite pojedinosti i sve probleme s kojima se suočavate, strategije za njihovo rješavanje i vremenski okvir za njihovo rješavanje ili objašnjenje zašto je problem u tijeku.
Rasporedite raspored rada u izvješću o napretku, zajedno s postignućima koja očekujete tijekom nadolazećeg vremenskog intervala. Izvješće možete završiti općom procjenom projekta i postignutim rezultatima. U tromjesečnom izvješću predviđaju se predstojeće prilike i izazovi uz očekivane rezultate i važne aktivnosti. Možda završiti sa zahtjevom za komentare, povratne informacije i ideje.
