Uspješni recepcioneri mogu graciozno upravljati višestrukim zadacima, dajući pozitivan prvi dojam svojih tvrtki gostima, posjetiteljima i potencijalnim zaposlenicima. Bilo da radite u maloj tvrtki za profesionalne usluge ili u velikoj multinacionalnoj korporaciji, odgovarajuće organizacijske sposobnosti mogu biti ključ održavanja učinkovite recepcije. Ideje najboljih organizacija recepcionara pojednostavljuju rutinske zadatke i čine gostoprimstvo učinkovitijim.
Kratki vodiči
Stvorite brze referentne vodiče za rutinske informacije kao što su često pozvani brojevi, brojevi ureda i popisi telefonskih proširenja. Laminirajte ove vodiče kako biste ih lako rukovali i brzo ih uputili. Postavite ove vodiče u organiziranu datoteku kada se ne koriste. Razmislite o dodatnim kopijama ovih vodiča kako biste ih pružili na zahtjev. Ovi će vam vodiči učiniti učinkovitijim i pomoći će ubrzati rutinske zadatke kao što je prijenos poziva.
Sastanci za ključeve
Napravite popis predviđenih posjetitelja za dan po dogovoru. Stavite ime osobe i koju trebate obavijestiti po dolasku. Ovaj popis će vam omogućiti da prilagodite svoje izjave dobrodošlice posjetiteljima. Na primjer, kada gost dođe, možete reći: "Dobrodošli, gospodine Smith. Gospođa Epps je uzbuđena zbog vašeg sastanka." Ova vrsta pozdrava gostu daje osjećaj dobrodošlice i može pomoći u poboljšanju rezultata njegovog sastanka. Ova prilagođena dobrodošlica posebno je korisna za intervjue zaposlenika. Ako se potencijalni zaposlenik osjeća dobrodošlim, ona će biti ugodnija za svoj intervju i imat će povoljniji pogled na posao za tvrtku.
Raspored rotacije
Osigurajte da imate odgovarajuću podršku da pokrijete svoje dužnosti kada ste na pauzama ili imate bolesne dane. Napravite "mangupirati listove" koji opisuju osnovne dužnosti i funkcije koje se mogu dati svakome tko ispunjava za vas. Razmislite o stvaranju formalnog rasporeda koji pokriva obveze pokrivanja između različitih odjela u vašoj tvrtki. Ovaj sustav rotacije pružit će vam više kontakata s više dijelova poslovanja, što će vam olakšati usmjeravanje pitanja u budućnosti.
Scrapbooks tvrtke
Napravite bilješku tvrtke koja naglašava pozitivne vijesti i aktivnosti tvrtke. Obratite se ovim knjigama kada imate stanke i smjestite ih u prostor za čekanje za posjetitelje koji će ih pregledati. Ove će knjige pružiti konstruktivan način da posjetitelji prođu vrijeme dok čekaju na imenovanje i mogu im pomoći da se bolje upoznaju s vašom tvrtkom u isto vrijeme. Držeći svoje goste zauzetim, moći ćete zadržati pozornost na druge zadatke i telefonske pozive, što povećava vašu organizacijsku učinkovitost.
Osvježenje
Osvježenje možete lako dobiti na recepciji. Instalirajte mali hladnjak za spremanje hladnih pića ispod stola ili u čekaonici. Na raspolaganju imate aparat za kavu od jedne šalice, kao i standardne kave kao što su šećer i vrhnje. Stavite pladanj s pečenim proizvodima na recepciju ili zdjelu tvrdih bombona. Ako se ta osvježenja približe, možete pružiti toplu dobrodošlicu gostu vaše tvrtke bez potrebe da napuštate recepciju.
