Mnogi ljudi misle da recepcionar i tajnica imaju isti posao, iste odgovornosti i dva zvanja su međusobno zamjenjivi. Razlog zbog kojeg ljudi drže ovu pretpostavku je u tome što i tajnici i recepcioneri često odgovaraju na telefon i obavljaju službene zadatke. Dva posla su potpuno različita jer tajnica i recepcionar imaju različite uloge i zahtjeve.
Tajnica
Dužnosti tajnika variraju ovisno o vrsti tajnika i veličini organizacije. Trendovi poslovanja promijenili su se s tehnološkim napretkom. U prošlosti je svaki menadžer imao svoju tajnicu. Zbog e-pošte i automatske govorne pošte, tajnica može raditi za nekoliko menadžera. U maloj tvrtki može postojati jedan tajnik za sve menadžere. Obrađuje svu poštu, zakazuje sastanke, naručuje potrošni materijal i odgovara na telefon. Ako tajnik radi samo za jednog ili dva upravitelja, često joj se daju dodatne dužnosti slične onima administratora. Na primjer, tajnik za ljudske resurse može provjeriti reference. Tajnica obično mora imati barem diplomu srednje škole, a mnogi uredi radije unajmljuju one koji imaju diplomu slobodnih umjetnosti, tajničku obuku ili diplomu ili certifikat iz administrativne škole podrške. Tajnica također mora imati brzu brzinu tipkanja, poznavanje računala i komunikacije te vještine ljudi, izvještava State University.
recepcioneri
Recepcionar je onaj koga prvo vidite kad uđete u vrata poslovnog subjekta. Recepcionar pozdravlja posjetitelje, odgovara na telefon, piše pisma i dokumente i održava recepciju čistom tijekom radnog dana. Recepcionar također može prijaviti posjetitelje u poslovnim objektima i izvan njih, sortirati poštu, održavati zapisnik o prisutnosti zaposlenika i ispravljati pisma, izvješća i e-poštu. Diplomu srednje škole obično se preferira. Ali, ako ste inteligentni i imate prijateljsko ponašanje i izgled, poslodavci često cijene te kvalitete u odnosu na formalno obrazovanje. Neke tvrtke nude obuku na radnom mjestu recepcionarima, navodi State University.
Razlike u radnoj odgovornosti
Dio odgovornosti recepcionara je pozdraviti posjetitelje tvrtke; tajnica obično nije odgovorna za pozdravljanje posjetitelja. Tajnica bi mogla pozdraviti posjetitelje, ali samo ako posjećuju jednog od pojedinih upravitelja za koje tajnica radi. Tajnik radi posebno za jednog ili više menadžera. Recepcionar predstavlja cijelu tvrtku i ne radi nikome posebno. Tajnica bi mogla imati dodatne odgovornosti, kao što je zakazivanje sastanaka, naručivanje potrošnog materijala, organiziranje putovanja i rukovanje blagajnom. On također može imati dodatne odgovornosti, ovisno o vrsti, kao što su pravni, financijski ili marketinški. Odgovornosti recepcionera su opće - pozdravljanje, odgovaranje na telefone, razvrstavanje pošte i druge male odgovornosti koje određuje tvrtka, navodi Državno sveučilište.
Ostale razlike
Recepcijski pult često se nalazi na najvidljivijem području tvrtke. Ona je prva osoba koju vidite kad uđete u tvrtku. Ured tajnika ili područje često se nalazi u blizini upravitelja za koje radi. Također, tajnik obično mora imati barem diplomu srednje škole, pa čak i certifikat ili stupanj. Za recepcionara je poželjna diploma srednje škole, ali ne uvijek potrebna. Od 2009. godine, prosječna godišnja plaća recepcionara i službenika za informiranje iznosila je 26.010 dolara, prosječna godišnja plaća tajnika na nižim razinama iznosila je 31.060 dolara, a prosječna godišnja plaća za izvršne tajnike i administrativne pomoćnike iznosila je 44.010 dolara, navodi se u Zavodu za statistiku rada.
