Recepcioneri su obično prvi ljudi koje vidite nakon ulaska u ured, što ih čini važnim predstavnicima tvrtki za koje rade i drugih profesionalaca u uredu. Promatranje poslovne etikete glavni je dio posla recepcionara, ali različita i promjenjiva mišljenja o tome što čini dobro ponašanje otežavaju recepcionaru ili nadzorniku da odredi odgovarajuće ponašanje.
Značaj
Važnost recepcionara kao osobe koja daje prvi dojam pozivateljima i posjetiteljima teško je precijeniti. Recepcionar s lošim ponašanjem postavlja negativan ton prije sastanka i ne uspijeva potaknuti povjerenje u potencijalne klijente. S druge strane, recepcionarka koja promatra poslovnu etiku daje snažan osjećaj profesionalnosti i učinkovitosti. To ne samo da poboljšava imidž tvrtke prema strancima, već pomaže i drugim radnicima da se osjećaju kao da je njihov ured profesionalno mjesto za rad.
vrste
Recepcioneri predstavljaju svoje poslodavce na različite načine. Odgovaranje na telefonske pozive i pozdravljanje posjetitelja su dvije od najčešćih dužnosti recepcionara, a obje zahtijevaju pravilnu etiketu. Politika tvrtke može zahtijevati od recepcionara da koriste unaprijed određenu telefonsku skriptu kada primaju pozive i kontaktiraju različite vrste klijenata. U drugim slučajevima, recepcionarima je dopušteno koristiti vlastitu diskreciju u rukovanju svakom interakcijom s različitim, iako prikladnim, stupnjem formalnosti i profesionalnosti. Pojedinci koji rade u uredu ponekad prosljeđuju dodatna pravila recepcionaru, kao što su kada i kako ih recepcionar može kontaktirati.
Trening
Dok neki uredi zahtijevaju od recepcionara da drže srednju školu ili fakultetsku diplomu, veliki dio treninge recepcionara odvija se na poslu. Recepcionari bi mogli početi raditi u uredu s položajem koji ne zahtijeva interakciju, kao što je posao za unos podataka ili uredski pomoćnik. Pažnja prema politikama tvrtke i načinu ponašanja recepcionara može kvalificirati nove zaposlenike za prvi položaj recepcionara, koji će generirati iskustvo koje može biti korisno u obavljanju drugih poslova recepcionara.
Razmatranja
Svaka industrija i ured ima svoja pravila za recepcionarsku etiketu. Neki uredi zahtijevaju formalni način odijevanja i govora. Drugi nameću povremeni oblik etikete kako bi se klijenti osjećali opušteno i dobrodošli. Komunikacija između novog recepcionara i supervizora je ključna kako bi svi znali što se očekuje. Kao recepcionarka, ako niste sigurni u etiketu za određenu situaciju, pristojno se ispričajte i zamolite nadzornika ili starijeg recepcionara kako trebate odgovoriti.
Savjet
Iako je svaki ured različit, recepcioneri i dalje mogu imati koristi od nekih istih savjeta. Višezadaćnost je ključna za dobro obavljanje posla, ali kada netko uđe u ured, važno je da joj posvetite punu pozornost. To znači da poziv na čekanje ili brzo dovršavanje, postavljanje papira i izravan kontakt s očima. Radni prostor recepcionara mora biti slobodan od nereda za projiciranje profesionalnijeg ponašanja, a također i za lakše izvršavanje jednostavnih zadataka kao što je pronalaženje informacija i pružanje nekoga olovkom za ispunjavanje obrasca. Naposljetku, kada netko vodi nekoga u ured, recepcionar uvijek treba voditi brigu da gostu osigura da mu je prisutnost dopuštena i da mu spasi neugodnost da ne zna gdje da ide.
