Prekomjerno plaćanje zaposleniku općenito je rezultat pogreške izračuna plaće. Kao poslodavac može se dogoditi preplaćeni iznos ako zaposleniku plaćate više sati ili plaće nego što ona ima pravo ili ako ne izvršite obvezni ili dobrovoljni odbitak. U svakom slučaju, možete popraviti situaciju.
Konzultirajte državni zakon
Onog trenutka kada otkrijete pogrešku, posavjetujte se s državnim odjelom rada za postupke prikupljanja preplaćenih plaća. Mnoge države dopuštaju vam takve odbitke putem odbitka na plaće. Ovisno o iznosu koji dugujete, možete zadržati plaćanje tijekom niza plaća u paušalnom iznosu. Državni zakon općenito ograničava iznos koji možete zadržati u jednom platnom razdoblju. Imajte na umu da država, osim obaveznih odbitaka, ne može dopustiti da se bez plaćanja pisanog pristanka na bilo koji način odbije od plaće zaposlenika. Nadalje, država vam može zabraniti izvršenje odbitka ako dođe do pada prihoda zaposlenika ispod potrebne minimalne plaće.
Obavijest o otplati
Prikupljanje otplate putem odbitka na plaće može biti prikladno za zaposlenika, osobito ako ste napravili pogrešku i zaposlenik je već potrošio preplaćeni iznos. Ako otkrijete pogrešku ubrzo nakon što uplatite zaposleniku i odmah ga obavijestite, zaposlenik može odmah platiti preplaćeni iznos. Ako nadoplatu prikupljate putem odbitka na plaću, obavijestite zaposlenika o situaciji u pisanom obliku i navedite pojedinosti o preplaćenom iznosu, kao što je kada je došlo do preplaćenog iznosa, iznosa, kada će se svaki odbitak platnog spiska dogoditi i iznos odbitka. Dajte zaposleniku druge opcije plaćanja, kao što su osobni ček, novčani nalog ili gotovina. Ako je pisani pristanak zaposlenika potreban da bi se izvršio odbitak, a zaposlenik odbije, možete pokušati nadoknaditi povrat uplatom tužbe na sudu protiv zaposlenika.
Isplate plaća
Kada prikupljate preplaćeni iznos, morate u skladu s tim prilagoditi i evidenciju plaća zaposlenika. Na primjer, ako ste preplatili zaradu od 200 USD za određeno razdoblje plaćanja, prilagodbu učinite negativnom tako da je izuzeta iz zarade zaposlenika tijekom godine, a njezin W-2 će biti točan za porezne svrhe. Kada preplaćujete zaposleniku, porez i odbitci povezani s preplaćenim iznosom također se uzimaju iz njezine plaće. Softver za obračun plaća automatski prilagođava evidenciju plaće zaposlenika kada unos preplaćenog iznosa unesete kao negativan. Ako ne koristite softver za obračun plaća, ručno shvatite razliku između njezinih izvornih odbitaka i onoga što su trebali biti. Razlika je iznos preplaćenih odbitaka. Kada oduzmete preplaćenu plaću od plaće zaposlenika, ona smanjuje njezin ukupni prihod i prilagođava odbitke smanjenjem iznosa. Ako se preplaćeni iznos odnosi na odbitak koji se uopće ne uzima, umanjenje umanjenja je pozitivno tako da se odbija od njenog dohotka.
Prekomjerno plaćanje poreza na nezaposlenost
Od vas se zahtijeva da platite savezni porez za nezaposlenost i državni porez na nezaposlenost do određenog iznosa svake godine za sve zaposlenike kojima plaćate plaću. Kada preplatite zaposlenika, a niste ispunili godišnju granicu plaće, to može rezultirati preplatom saveznog i državnog poreza na nezaposlenost. U tom slučaju, prijavite prekomjernu uplatu poreza na nezaposlenost Poreznoj upravi i uplatite državnu agenciju koja plaća porez na nezaposlenost kako biste dobili kredit za preplaćeni iznos.
