Bilo da prodajete widgete ili pružate usluge i stručnost, pisma koja zahtijevaju plaćanje na dospjele račune nužan su dio poslovanja. Ponekad se ljudima jednostavno treba podsjetiti na njihov dug. U drugim slučajevima, kupci mogu namjerno izbjegavati svoje obveze. U prvom slučaju ta pisma mogu ubrzati plaćanje dospjelog iznosa; u potonjem slučaju, oni mogu pomoći u demonstraciji koraka koje ste poduzeli prije traženja formalnih napora za prikupljanje, koji vam mogu pomoći da prevladate na sudu. U svim slučajevima pisma treba sastaviti jasno, koncizno i na pristojan i profesionalan način
Navedite stanje duga
U uvodnom dijelu pisma treba jasno navesti preostali iznos. Nakon jednostavnog pozdrava (kao što je "Dragi gospodine Smith"), otvorite pismo tako što ćete srdačno podsjetiti čitatelja na točan iznos koji dugujete. Upotrijebite izjavu kao što je “Ovo pismo vas podsjeća na nepodmireni dug prema ABC Corporation. Naši zapisi ukazuju na to da je vaš račun dospio u iznosu od 56,39 USD. ”Prije sastavljanja ovog odjeljka pisma, provjerite točan iznos koji dugujete s Vašim računima. U pismu priložite kopiju neplaćenog računa i navedite privitak u ovom odjeljku.
Opišite prihvatljive oblike otplate
Ovisno o prirodi duga, pravilima o plaćanju računa za vašu tvrtku te o tome koliko brzo želite nadoknaditi iznos duga, prihvatljiv oblik plaćanja još je jedan važan detalj koji treba jasno navesti. Novac u blagajni je očito brži nego čekanje da se osobni ček očisti, ali ovisno o iznosu možda neće biti moguće na ovaj način zahtijevati otplatu. Isto tako, svaka tvrtka ne prihvaća kreditne kartice, a tvrtke mogu prihvatiti karticu jednog izdavatelja, ali ne i drugu. U svakom slučaju, uključite izjavu poput „Plaćanje se može izvršiti gotovinom, čekom ili kreditnom karticom. Prihvaćamo Visa ili Mastercard. Provjere se mogu izvršiti na račune."
Jasno navedite rok
Ne ostavljajte zahtjev za rokom otplate otvoren za tumačenje. Upotrijebite izjavu kao što je "Molimo vas da taj iznos doznačite u roku od 10 radnih dana ili odmah kontaktirajte naš ured kako biste izvršili plaćanje putem telefona." Navedite rok ne samo da ponavlja osjećaj hitnosti za čitatelja, već vam i daje vremenski okvir za možete očekivati plaćanje i omogućiti vam da razmislite što dalje učiniti ako plaćanje nije prikazano unutar tog prozora.
Posljedice države za odgodu
Ako postoje bilo kakve posljedice za daljnje kašnjenje u plaćanju, navedite ih u završnom pismu. Uobičajena posljedica je pokretanje formalnog pravnog postupka za povrat iznosa na sudu. Druge posljedice mogu biti podizanje spora više u organizaciji ili zaustavljanje usluga. Ako je pismo posljednje upozorenje, upotrijebite izjavu poput “Ovo je konačna obavijest koju ćete primiti. Ako ne primimo punu uplatu u roku od 10 dana od datuma ovog pisma, tražit ćemo sve dostupne pravne lijekove za povrat tog duga."
