Mnoge organizacije raspoređuju zaposlenike na rad 24-7, 365 dana u godini kako bi zadovoljili zahtjeve posla i pružili višu razinu usluge od konkurencije. Učinkovito raspoređivanje osoblja za pokrivanje tih smjena zahtijeva uravnoteženje očekivane potražnje, željene razine usluge, dostupnosti zaposlenika i troškova. Budući da su plaće i beneficije često najveće stavke unutar proračuna odjela, točnost raspoređivanja ima izravan utjecaj na krajnji rezultat. Mnoge se tvrtke oslanjaju na softver za raspoređivanje, koji se nazivaju i paketi za upravljanje radnom snagom, kako bi pomogli u ovom važnom zadatku.
Stavke koje su vam potrebne
-
Izvješća o produktivnosti
-
Softver za proračunske tablice
-
Softver za upravljanje radnom snagom (opcionalno, ali preporučeno)
Kako rasporediti zaposlenike 24-7
Razumjeti poslovne zadatke koji zahtijevaju popunjavanje osoblja kao što je odgovaranje na dolazne prodajne pozive, odgovaranje na e-poštu korisnika ili unošenje narudžbi faksa. Prepoznajte poslovne ciljeve, metrike i očekivanja korisnika usluga za svaki zadatak. Odredite prosječno vrijeme potrebno za učinkovito izvršavanje svakog zadatka. Identificirati sve čimbenike koji mogu pozitivno ili negativno utjecati na produktivnost zaposlenika.
Odredite tko će dovršiti posao (npr. Predstavnici, menadžeri) i na kojim poslovnim lokacijama. Ako postoji više radnih mjesta, provjerite postoje li razlike u vremenskoj zoni. Razmotrite svoju mješavinu zaposlenika s nepunim radnim vremenom i puno radno vrijeme.
Upoznajte se s pravilima tvrtke ili pravnim propisima koji bi mogli utjecati na odluke o raspoređivanju. Potražite informacije od odjela za ljudske resurse.
Predviđanje poslovne potražnje korištenjem podataka, izvješća i softvera za prognoziranje. Analizirajte povijesni opseg rada za iste vremenske periode.Razmotrite buduće fluktuacije potražnje za sezonskim promjenama, promjenama proizvoda, oglašavanjem, tržišnim uvjetima, rastom ili padom poslovanja i drugim relevantnim čimbenicima. Identificirajte ukupan obujam očekivanog posla, raščlanjen po vremenskim prirastima kao što su mjesec, tjedan, dan i sat. Stvaranjem vrlo detaljne prognoze potražnje možete točnije predvidjeti kadrovske potrebe.
Predviđanje kadrovskih izuzetaka, koji su sati kada će zaposlenici biti nedostupni za obavljanje radnih zadataka. Iznimke uključuju bolovanje, vrijeme odmora, pauze, sastanke i obuku. Pregledajte povijesne informacije i stvorite pretpostavke o budućem vremenu iznimke.
Napravite model osoblja, "što ako" koristeći softver za upravljanje radnom snagom (WFM) ili Microsoft Excel. Ulazni podaci trebali bi uključivati zadatke, produktivnost, očekivano radno opterećenje i prognoze izuzetaka. Izlazi će uključivati planirane razine korisničkih usluga, dizajna osoblja i smjena. modeli.
Finalizirati model osoblja / potražnje, a zatim izraditi plan za pokrivanje potrebnih smjena. Rasporedite zaposlenike na prvoj liniji i upravljačko osoblje. Mnoge tvrtke omogućuju zaposlenicima koji imaju najviše radnog staža i najbolju izvedbu posla da biraju željene smjene.
Kontinuirano pratiti i prilagođavati rasporede, na temelju promjenjivih poslovnih potreba.
Savjet
-
Mnogi poslodavci nude poticaje za zaposlenike koji rade manje poželjne smjene, plaćeni unutar satnice ili kao bonus.
Budući da volumen rada varira, uobičajeno je rasporediti dovoljno zaposlenika da upravljaju najprometnijim ili vršnim satima u određenoj smjeni, a zatim za manje treninga ili prekida koriste manje vremena.
Upozorenje
Iako se stalno mijenjanje smjena i rasporeda može uskladiti s vašim poslovnim potrebama, previše promjena može negativno utjecati na moral zaposlenika. Većina zaposlenika preferira dosljedan raspored.
