Da bi vaš ured radio učinkovito i učinkovito, morat ćete biti u mogućnosti pravilno zakazati svoje sastanke. Dopuštanje previše vremena za prolazak između sastanaka gubi dragocjeno vrijeme i smanjuje produktivnost. S druge strane, pretjerano zakazivanje sastanaka može dovesti do dugog čekanja koje će iritirati kupce i možda uzrokovati da ustanu i izađu. Postoji nekoliko stvari koje morate razmotriti kako biste napravili raspored koji će svima biti od koristi.
Odlučite želite li koristiti knjigu obveza ili računalni program. Oba su jednako učinkovita, iako računalo može povući informacije mnogo brže nego što ih traži u knjizi. Imenovane knjige i softverski programi široko su dostupni u trgovinama i na internetu. Druga mogućnost je korištenje besplatnog web-kalendara za svoje raspoređivanje; ovo nudi prednost pristupa s bilo kojeg računala.
Blokirajte sve dane kada će vaš ured biti zatvoren. To može uključivati vikende, blagdane, datume odmora i sve druge događaje koji mogu uzrokovati zatvaranje ureda. Blokiranje od tih datuma ispred vremena će osigurati da ne slučajno rezervirati sastanke kada nitko neće biti oko.
Blokirajte sate u danu kada ne idete na sastanke. Primjerice, ne smijete početi uzimati sastanke tek nakon 9 sati, a onda možete uzeti sat vremena za ručak od podneva do 13 sati. Vaš dan u uredu može završiti u 17 sati, tako da nećete htjeti zakazati sastanke nakon 16:30 sati.
Odlučite koliko vam je vremena potrebno za svaki sastanak. Liječnički ured može odrediti svoje vrijeme u petnaest minuta blokova dok se frizerski salon može odlučiti za trideset minuta. Ako sastanak traje duže od toga, za jednu osobu može se izdvojiti dva bloka vremena. Na primjer, trajna trajanja može trajati jedan sat. Frizerski salon mogao je izdvojiti dva pola sata vremena za tog kupca.
Obavite sastanke prema potrebama korisnika. Ako kupac mora biti kući do 15 sati. da bi njezina djeca izašla iz školskog autobusa, htjet ćete je zakazati za 13 sati. ugovoreni sastanak. Uvijek se potrudi prilagoditi se kupcu.
Savjet
-
Kupcu uvijek predajte posjetnicu kako bi ga podsjetio na njegovo buduće imenovanje. Nazovite sve sastanke dan prije, kako biste potvrdili da i dalje dolaze.
Upozorenje
Ako naplaćujete ne-pojavljivanje, morate obavijestiti kupce o tome kada zakazuju sastanak.
