Pisani uredski postupci pomažu poslovanju teče glatko i učinkovitije. Osnovni postupci opisuju praksu front-officea: postupke, tko ih obavlja i što se radi. Uredi imaju smjernice za upravljanje osobljem, gotovinske depozite, dolaznu i odlaznu poštu, korespondenciju i naknade.
Rukovanje dnevnom poštom (recepcionar)
Dolazna pošta se otvara i sadržaj je označen datumom. Čekovi se stavljaju u kantu "Za polog". Pošta je razvrstana po primatelju i smještena u poštansku ladicu osobe.
Priprema bankovni depozit i kopije primljenih čekova. Prilozi su spajani s kopijama za provjeru. On isporučuje čekove i kopije položnica i priloge računima potraživanja.
Odlazna pošta je poslana poštom i otpremljena u poštanski ured svake večeri.
Telefonski postupci
Odgovorite na telefon trećeg zvona. Standardni pozdrav je "Dobro jutro, tvrtka ABC, John govori. Kako vam mogu pomoći?" Odgovorite "Samo trenutak" i stavite pozivatelja na čekanje.
Provjerite uredski kalendar za odsutne zaposlenike. Ako je nema, recite pozivatelju i pitajte može li netko drugi pomoći. Ako je osoba u, najavite pozivatelja i proslijedite poziv. Ako je linija zauzeta, recite pozivatelju i ponudite glasovnu poštu ili pisanu poruku.
Poruke uključuju ime pozivatelja, vrijeme i datum, razlog poziva i pozivni broj. Stavite poruku u utor za e-poštu primatelja.
Upravljanje uredskim priborom (tajnik)
Standardne zalihe se popisuju i naručuju mjesečno. Uredski kalendar se provjerava za zakazane poruke i sve potrebne potrepštine. Ona priprema uredski obrazac za narudžbu i voditelj ureda ga odobrava prije nego što ga stavi.
Za nestandardne zalihe popunite obrazac zahtjeva za potrošni materijal i pošaljite tajniku.
Održavanje uredskog kalendara (tajnik)
Ona je odgovorna za uredski kalendar. Prilikom zakazivanja sastanka provjerite kalendar sukoba i pošaljite zahtjev tajniku.
Mjesečne pošte za klijente, marketing i promociju unose se u uredski kalendar. Zaposlenici odgovorni za to mogu poslati tajnikove podatke.
E-mail datumi putovanja, odsutnosti zaposlenika i praznici tajniku.
Naknade za putovanje, zahtjevi za provjeru i kreditne kartice
Naknade za putovanje obrađuju se tjedno. Upotrijebite odobreni obrazac putovanja. Unesite datum rashoda, vrstu troškova i razlog troška. Priložite čitljive račune za troškove. Iznosi se ne vraćaju bez računa.
Za nepravilnu provjeru koristite odobreni obrazac zahtjeva za provjeru. Popunite podatke o primatelju, potreban datum, iznos provjere i odjeljke razloga. Dobijte odobrenje upravitelja ili računovođe.
Kreditne kartice obrađuju se mjesečno. Za svaku kupnju potreban je račun. Na računu upišite svoje ime, razlog troška i druge identifikacijske podatke. Sve naknade bez primitaka i osobnih troškova odbijaju se od plaće zaposlenika.
Plaćanja i računi kupaca
Popunjene narudžbe kupaca dostavljaju se dva puta dnevno A / R-u od strane otpremnika i fakturiraju do kraja radnog dana.
Dnevni depoziti primljeni od A / R-a primjenjuju se do kraja radnog dana.
