Pokretanje ili vođenje poslovanja je uzbudljiva avantura koja sa sobom donosi niz zadataka, poput praćenja financijskog zdravlja vaše organizacije. Postoji više od jednog pristupa financijskom upravljanju, tako da je odabir prave osnove računovodstva vaše organizacije ključan za dobivanje točne slike o financijskim trendovima i izradu projekcija za vaše poslovanje. Metoda obračuna koju odlučite može također utjecati na to da je vaša imovina fluidna. Koristite li računovođu ili pratite prihode i troškove sami, odaberite samo jednu metodu računovodstva i držite se nje za dosljednost i točnost.
Osnove računovodstva
Dvije vrste računovodstva koje većina poduzeća koristi su metoda razgraničenja i metoda na temelju gotovine. Neka poduzeća koriste modificiranu gotovinsku metodu, koja kombinira načela iz metoda razgraničenja i gotovinske metode.
Dok svaka metoda računovodstva bilježi imovinu, obveze i vlasnički kapital, oni se razlikuju kada se svaki od njih bilježi, što utječe na financijsku sliku poslovanja u bilo kojem trenutku.
Tri osnovne komponente osnovne računovodstvene formule (koje moraju uvijek biti u ravnoteži) su sljedeće:
- Imovina: Imovina se odnosi na materijalnu i nematerijalnu imovinu poduzeća, kao što su gotovina, zemljište, zalihe, zgrade, potraživanja od kupaca, investicije i druge financijski održive stavke. Imovina jednaka obvezama plus kapital.
- pasiva: Obveze se odnose na financijske obveze poduzeća na plaćanje vjerovnika za obveze prema dobavljačima, obračunate plaće i zajmove.
- pravičnost: Vlasnički kapital ili kapital dioničara odnosi se na ostvarenu dobit. Kapital plus obveze jednaka imovina.
Metoda obračunskog obračunavanja
Obračunska metoda računovodstva iskazuje prihode u računu dobiti i gubitka kada su zarađeni i povezuje s njima povezane troškove kada nastanu troškovi, a ne kada se računi plaćaju. Obračunsko računovodstvo rezultira u računu dobiti i gubitka koji pruža točan prikaz profitabilnosti vašeg poslovanja za određeno razdoblje. Na primjer, ako prodajni zastupnik 15. prosinca napravi veliku prodaju, ali ne očekuje primanje uplate do 15. siječnja sljedeće kalendarske godine, metoda obračunavanja evidentira prodaju kao prihod u prosincu.
Isto tako, ako veliki projekt zahtijeva naručivanje materijala ovog mjeseca, obračunska metoda računovodstva bilježi račun kao trošak, umjesto čekanja na njegovo plaćanje. Ova metoda pomaže u praćenju novca koji je potrebno rezervirati za plaćanje računa. Također pomaže u izbjegavanju pogrešaka kada slučajno nešto kupite s novcem koji je već određen za neku drugu svrhu.
Ako su troškovi nastali zbog dolaznih prihoda, kao što su potrošni materijal potreban za instaliranje namještaja kupca, ti se troškovi podudaraju i evidentiraju s prihodom umjesto zasebno navedenim, dajući razumno točnu sliku o tome koji će kapital biti dostupan nakon završetka projekta. To je zgodno jer zadržava napuhavanje imovine i obveza, što se može dogoditi kada se evidentiraju odvojeno. Također čini praćenje profitnih marži jednostavnim i brzim jer se prihodi i troškovi za isti projekt prate zajedno.
Iako je održavanje financijske perspektive široko i dugoročno korisno u poslovnom računovodstvu, metoda razgraničenja nije bez nedostataka. Obračunsko računovodstvo zahtijeva više procjena i nagađanja nego gotovinsko računovodstvo, koje se bavi samo prihodima i rashodima kako se pojavljuju. Na primjer, moguće je prebrojati dohodak prije nego što je zapravo na vašem bankovnom računu, a zatim ga potrošiti, šaljući novu tvrtku u crveno ili čak bankrot.
Metoda razgraničenja također zahtijeva više vremena, a najbolje je nadzirati profesionalni računovođa koji točno zna koji su načini obračuna. Jedno lepljivo područje računovodstva koje je najbolje prepustiti stručnjacima je procjena lošeg duga ili prihoda koji vjerojatno neće proći. Dok je Vaš posao vjerojatno je uglavnom pouzdanih klijenata koji plaćaju njihove račune odmah, bit će onih koji plaćaju njihove račune kasno ili ne na sve. Profesionalni računovođa zna kako procijeniti te gubitke kako bi vam dao relativno točnu sliku financijskog zdravlja vašeg poduzeća.
Računovodstvo na temelju gotovine
Gotovinska osnova računovodstva bilježi prihode kada je novac primljen i troškovi kada su plaćeni. Na primjer, zamislite da vaša tvrtka kupi 75 jedinica cijevi za nadolazeći građevinski projekt, ali račun ne stiže mjesec dana nakon što primite robu. Vaš bankovni račun je malo vitak, pa čekate još tjedan dana da platite račun nakon što ga primite. Do tog vremena ne bilježite troškove, iako je vaša tvrtka možda već postavila vodovod u građevinski projekt. Za male tvrtke, može se osjećati kao reljef da ne morate snimiti trošak dok se ne plaća, ali također može uzrokovati da slučajno overspend vaš proračun i završiti u mogućnosti platiti novac dugujete na vjerovnik odmah.
Ista načela vrijede i za prihode. Na primjer, potpisujete ugovor s novim klijentom koji se obvezuje platiti vašoj tvrtki nekoliko tisuća dolara nakon završetka velikog projekta, što će vam trebati nekoliko mjeseci. U međuvremenu, vaša tvrtka mora kupiti materijale i dovršiti posao, što je trošak. Koristeći gotovinsko računovodstvo, imate samo sredstva koja su trenutno na vašem bankovnom računu dostupna za kupnju potrošnog materijala. Iako nećete slučajno ući u crvenu boju s bankom, imat ćete napuhanu sliku o sadašnjim troškovima i napuhanu sliku vašeg prihoda u dva mjeseca kada je projekt završen. To čini bilo koji zapis o gotovini koji je dostupan vašem poslovanju netočan i nepouzdan.
Dok metoda obračuna na temelju gotovine nije tako precizna kao razgraničenje na duge relacije, jedna od prednosti je ta što ne zahtijeva onoliko prostora za manevriranje koliko i obračunske osnove. Procjena koju zahtijeva načelo nastanka događaja najsigurnije koristi poduzeće koje je profitabilno, s dovoljno financijske poluge za pokrivanje troškova prije nego što se primi prihod. Vaše poslovanje može početi s metodom računovodstva na temelju gotovine, a zatim, uz pomoć profesionalnog računovođe, prijeći na obračunsku osnovu s povećanjem kapitala.
Modificirana računovodstvena osnova za gotovinu
Modificirana gotovinska osnova računovodstva kombinira prednosti obračunskog i gotovinskog računovodstva. Pri ovoj metodi prihod se dokumentira kako je zaradio, koristeći metodu nastanka događaja. Istovremeno, troškovi se dokumentiraju kada se isplaćuju, kao u gotovinskom načinu obračuna. Iako se modificirana metoda na temelju gotovine ne pridržava opće prihvaćenih računovodstvenih načela ili GAAP-a, neki vlasnici tvrtki vjeruju da ona objedinjuje najbolje od obje glavne metode računovodstva.
Na primjer, ako ugovor za izgradnju kuće u listopadu koji će biti završen u siječnju, prihod je zabilježen u listopadu. Zalihe koje se kupuju do završetka projekta bilježe se postupno tijekom cijelog projekta.Na taj način vaše poslovanje održava točan zapis o prihodima i prodaji, a istovremeno ima fleksibilnost da zadrži imovinu u tekućem stanju što je duže moguće tijekom samog procesa izgradnje. Slijedom toga, modificirana računovodstvena osnova gotovine može biti korisna za neke male tvrtke koje imaju velike projekte, bez velikog bankovnog računa.
Najznačajniji nedostatak modificiranog računovodstvenog metoda na temelju gotovine je kada vanjski agent ili revizor pregledaju financijske podatke vaše tvrtke. Budući da ova metoda nije u skladu s GAAP-om, morat ćete se vratiti i pretvoriti sve svoje zapise u metodu na temelju gotovine ili metodu obračunskog obračuna. Taj višak posla će dugoročno koštati vaše vrijeme i novac.
