Tvrtke svih oblika i veličina imaju sastanke, bilo da se radi o globalnoj korporaciji koja u Europi prodaje milijardu dolara ili malim obiteljskim tvrtkama koje odlučuju ažurirati svoje dionice. Uzimanje minuta je obično bitna komponenta sastanaka tvrtke, dajući tvrtkama točan zapis o važnim događajima kao što su glasovi dioničara, sporovi između radnika i rasprave o budućim strategijama.
Stavke koje su vam potrebne
-
Blok za pisanje i olovka
-
Diktafon ili uređaj za snimanje
Pregledajte dnevni red s prethodnog sastanka. Možda su se pojavile točke koje su se trebale nadovezati na trenutni sastanak. Poznavanje ovih tema prije sastanka omogućit će vam da brže uzmete informacije i napravite kraće bilješke.
Zabilježite sastanak s uređajem za snimanje ako mislite da se možete boriti da budete u tijeku s raspravama. Snimanje sastanka znači da možete kasnije prepisati relevantne točke s manje vremenskih ograničenja.
Sjednite blizu osobe koja predsjedava sastankom. To će vam omogućiti da zatražite pojašnjenja o svim pitanjima koja se smatraju dvosmislenima ili nedovoljnima.
Upišite vrijeme i datum na glavu bilježnice. Zabilježite osobu koja predsjedava sastankom, zapisničara (sebe) i mjesto održavanja.
Navedite sve prisutne osim predsjedatelja i sebe. Prođite oko lista papira i zatražite od svakog sudionika da popuni svoje ime. Te se informacije kasnije mogu prepisati na pune minute.
Pratite dnevni red sastanka. Sastanci obično imaju brojeve bodova za raspravu. Razgovori često mogu otići na tangente, što znači da se stavke propuštaju ili se raspravljaju izvan redoslijeda. Držite se brojeva na dnevnom redu i zabilježite ih kako se raspravlja, čak i ako nisu u slijedu.
Dokumentirajte sve prijedloge u vezi s odlukama o pravilima ili budućem smjeru tvrtke. Navedite pojedince koji predlažu prijedloge i, ako se glasovanje održi, zabilježite tko je i koliko je glasovalo za prijedlog. Dokumentirajte i kako je podnesen prijedlog, bilo usmenom potvrdom, pokazivanjem ruku ili tajnim glasovanjem.
Zapišite zapisnik što je prije moguće nakon sastanka. Informacije će vjerojatno biti svježe u vašem umu, tako da se možete sjetiti više detalja nego ako ste ga ostavili kasnije.
Snimite svoje ime na kraju dokumenta kako bi vas kolege mogli kontaktirati s upitima o sadržaju.
