Vjerojatno nemate poteškoća zamisliti ovaj scenarij: dobivate poziv na prestižnu konferenciju na kojoj ćete imati mnogo mogućnosti za umrežavanje i širenje poslovanja tvrtke. Međutim, sada se suočavate s preponama uvjeravanja svog šefa da vam dopusti da prisustvujete. Opravdavajući troškovi mogu uzrokovati jecaje sumornosti, ali organizacija i priprema pomoći će vam da postignete svoj cilj.
Nacrtajte uvjerljiv argument koji će vaše pretpostavljene uvjeriti u nužnost dotičnog troška. Uvjerite svoje šefove da trebate potrošiti taj novac na ovaj određeni predmet ili uslugu. Dokazati da će taj trošak dovesti do visokog povrata ulaganja. Predstavite što je više moguće popratne dokumentacije da biste dobili svoju točku.
Izračunajte točan trošak tog troška i predstavite iznos svojim šefovima. Vaša izračunavanja će olakšati svoje misli, pokazujući da ste to u potpunosti razmotrili i ne planirate trošiti novac. Predstavljanje očekivanih troškova troška također može ublažiti strahove da će planirani izdaci biti nečuveni. Ako također možete odrediti trošak ne trošenja novca na stavku ili uslugu, proizvesti ove brojke kao i voziti kući svoju točku.
Ispunite sve obrasce troškova po uputama. Većina organizacija ima formalni sustav za podnošenje opravdanja troškova. Odjel za računovodstvo vjerojatno će od vas zatražiti da popunite obrazac koji opravdava trošak kupnje. Zapamtite da ne zanemarite nijedno polje na dokumentu, jer zaboravljanje uključivanja pojedinosti može uzrokovati probleme kasnije.
Pošaljite dokumentaciju o svemu što se odnosi na trošak. Menadžeri žele vidjeti gdje točno novac ide; pružanjem papirnatog traga, pomoći ćete im da shvate zašto morate kupiti određenu stavku ili uslugu. Uključite svaku potvrdu ili dokument koji je relevantan za trošak tako da vas nitko ne može optužiti za pronevjeru.
