Organizacijski sustav je, jednostavno, način na koji je tvrtka postavljena. Dobra organizacijska struktura navodi hijerarhiju i tijek komunikacije u poduzeću. Važno je da svako poduzeće, bez obzira na njegovu veličinu, implementira organizacijski sustav. Postoje mnoge koristi od dobro definirane organizacijske strukture, uključujući poboljšanu učinkovitost, produktivnost i donošenje odluka. Svaka struktura ima svoje prednosti i slabosti. U konačnici, ove prednosti i mane ovise o vrsti posla koji vodite, vašoj industriji, veličini vaše organizacije i drugim čimbenicima. Važno je razmotriti svaku vrstu organizacijskog sustava prije nego što odlučite što je pravo za vašu tvrtku.
Što su organizacijski sustavi?
Organizacijski sustav je struktura uspostavljanja organizacije. Ta struktura definira način na koji se uspostavlja svaka podjela poduzeća, hijerarhija o tome tko izvješćuje koga i kako komunikacija teče kroz organizaciju. Još dalje, organizaciona struktura definira kako svaka uloga u organizaciji funkcionira. Uz dobro definiranu organizacijsku strukturu, svi zaposlenici znaju što se od njih očekuje i kome izvješćuju. Vlasnici tvrtki trebaju dugo i teško razmišljati o tome koji sustav odabrati, jer svaka organizacija ima jedinstvene potrebe. Organizacijska struktura koja je prava za jednu tvrtku neće biti prava za drugu.
Primjeri organizacijskih sustava u poslovanju
Postoje četiri glavne vrste organizacijskih struktura: funkcionalne, odjelne, matrice i ravne. Svaki sustav ima jedinstvene značajke.
Funkcionalna organizacijska struktura: Funkcionalna organizacijska struktura je tradicionalna hijerarhija. Mnoge tvrtke, osobito veće, slijede funkcionalnu strukturu. Ovaj sustav ima nekoliko specijaliziranih odjela kao što su marketing, financije, prodaja, ljudski resursi i poslovanje. Tada viši menadžer nadgleda sve specijalizirane odjele. Tijek izvješćivanja je jasan. Svaki zaposlenik izvješćuje svoje starije, uključujući voditelje odjela, koji izvješćuju viši menadžment. Viša uprava nadgleda cijelu strukturu. Budući da tvrtka ostaje podijeljena u specijalizirane odjele, zaposlenici također postaju specijalizirani. To uzrokuje jasan put za promociju i rast. Međutim, podjele mogu imati poteškoća u međusobnoj komunikaciji. Budući da svi odjeli izvještavaju prema gore, među njima ima malo horizontalne komunikacije, ostavljajući malo prostora za holističko razmišljanje cijele tvrtke, osim na najvišoj upravljačkoj razini. Zbog toga se funkcionalni organizacijski sustav sporo prilagođava promjenama.
Organizacijska struktura odjela: Organizacijska struktura odjela dijeli poslovanje na timove na temelju projekata na kojima zaposlenici rade. Ovaj sustav uključuje mnoge različite vrste timova, uključujući pravne, odnose s javnošću, istraživanje i razvoj poslovanja. Nadalje, timovi su stvoreni oko specifičnih projekata. Na primjer, farmaceutska tvrtka može imati odvojene timove posvećene svakom lijeku koji proizvode. Svaki projektni tim ima direktora ili potpredsjednika i ima određenu razinu autonomije unutar organizacije. Sektorska struktura omogućuje zaposlenicima da postanu dublje upoznati sa svojim timskim radom. Međutim, podjele često nisu svjesne što drugi timovi rade i ne komuniciraju jedni s drugima. Zaposlenici možda neće biti u mogućnosti učinkovito raditi u svim sektorima kada je to potrebno. Naposljetku, ovaj sustav može biti izazovan za upravljanje zbog njegove rasprostranjene strukture.
Matrica organizacijske strukture: Matrični sustav je križ između funkcionalne strukture i odjelne strukture. Iz perspektive ptičje perspektive, posao je postavljen u funkcionalnoj strukturi, s tradicionalnom hijerarhijom i specijaliziranim odjeljenjima. Međutim, kada pogledate te podjele izbliza, one su postavljene u organizacionu strukturu koja je dioba. To znači da su podijeljeni na projekte i manje timove. Matrični tip organizacijske strukture prilično je složen i zahtijeva mnogo planiranja, da ne spominjemo snažne sustave komunikacije u cijeloj organizaciji. Međutim, kad matrica dobro funkcionira, ona eliminira mnoga pitanja koja se pojavljuju s odjelima ili samo funkcionalnim organizacijama. Komunikacija može putovati pravim ljudima, što povećava produktivnost i holističko razmišljanje. Nadalje, zaposlenici su izloženi drugim odjelima i projektima, potičući međusobnu suradnju. S druge strane, struktura matrice može brzo postati zbunjujuća za zaposlenike kada ima previše menadžera, a nije jasno kome se treba javiti.
Ravna organizacijska struktura: Ravna organizacijska struktura poravnava velik dio hijerarhije i omogućuje zaposlenicima veću autonomiju u radu. Često se ravne organizacije dijele na privremene timove, iako obično nemaju formalne strukture. Još uvijek postoji neka dinamika odozgo prema dolje u ravnom sustavu. Često postoji bar neki viši rukovoditelj koji upravlja brodom. Međutim, ovaj sustav temelji se na narušavanju tradicionalnih hijerarhijskih struktura poduzeća. Mnoge startupove i tehnološke tvrtke teže ravnoj organizaciji, jer potiče inovacije i doprinos zaposlenika. Razmišljanje je da kad zaposlenici ne budu ugušeni birokracijom, oni će slobodno razmišljati i generirati nove, profitabilne ideje. To povećava komunikaciju među timovima i eliminira neke komunikacijske probleme koji se mogu dogoditi kada poruke putuju prema gore odozgo prema dolje. Nažalost, ravan sustav je teško održavati kako tvrtka raste, a potreba za više strukturiranim komunikacijskim sustavima dolazi u igru. Nadalje, zaposlenici u ravnoj organizaciji mogu postati preopterećeni obavljanjem previše različitih zadataka i nemaju puno prostora za rast ili promicanje.
Zašto tvrtke trebaju organizacijske sustave
Organizacijski sustavi važni su za tvrtke svake veličine. Postojanje čvrste, dobro definirane strukture briše konfuziju i postavlja jednostavne procese za zaposlenike. Svaki radnik treba točno znati kome se prijavljuje. Bez neke vrste hijerarhije ili strukture, radno mjesto može postati kaotično. Zaposlenici možda ne razumiju tko je za što odgovoran, zbog čega važne stvari padaju kroz pukotine. Čvrsta organizacijska struktura pojednostavljuje tvrtku i zadržava sve na istoj stranici.
Organizacijski sustav stavlja svaku osobu na svoje pravo mjesto, sposoban pridonijeti njihovoj tvrtki. Postojanje sustava poboljšava ukupnu učinkovitost, povećava produktivnost i osigurava jasnoću svima u organizaciji. Svaki odjel može bolje raditi kada su uloge jasno definirane i ciljevi se dijele. Nadalje, pravilan organizacijski sustav može poboljšati donošenje odluka, budući da informacije prolaze kroz organizaciju. Menadžeri na višoj razini mogu prikupljati informacije iz svih odjela, dajući im veći uvid u cjelokupnost poslovanja tvrtke.
Čvrst organizacijski sustav eliminira mnoge poslovne probleme, uključujući dupliciranje posla i sukobe između radnih mjesta. Ako je poslovanje dobro promišljeno, svaki zaposlenik ima posebnu ulogu, a uloge se ne preklapaju. Ne postoji “runaround” u kojem nitko nije siguran tko je odgovoran za određeni zadatak ili projekt. Zbog toga se povećava suradnja i zaposlenici osjećaju ponos u svom radu. Radnici izbjegavaju frustraciju time što imaju stalno mijenjajuće uloge i ciljeve. Mogu se usredotočiti na ono što rade najbolje.
Odabir odgovarajućeg organizacijskog sustava može dovesti vaše poslovanje na višu razinu. Na primjer, ako je vaša tvrtka bazirana na proizvodu, struktura matrice ili odjela vjerojatno će biti idealna. To su projektne strukture koje se fokusiraju na specijalizirane timove. S druge strane, mali startupi mogu razmotriti ravnu strukturu kako bi se svim zaposlenicima omogućilo da doprinesu svojim vještinama i stručnosti bez miješanja hijerarhije.
Primjeri poduzeća s organizacijskim sustavima
Primjeri funkcionalnog sustava: Funkcionalni organizacijski sustavi povijesno su korišteni od strane vojske, sveučilišta i vladinih tijela. Tijekom godina funkcionalne hijerarhije postale su manje popularne, a mnoge organizacije su se udaljile od njih. Međutim, neke tvrtke i dalje ih koriste. Jedan primjer kako se ovaj tip organizacijskog sustava može koristiti je u tradicionalnoj tvorničkoj postavci. Voditelj tvornice nadgleda različite odjele tvornice, od kojih su svaki specijalizirani. Svaka divizija ima svog upravitelja, koji svi izravno izvješćuju nadzornika tvornice. Drugi primjer mogao bi biti maloprodajni dućan. Upravitelj trgovine nadzire operacije od vrha piramide. Ispod su različiti odjeli. Možda postoji jedan za inventar, jedan za službu za korisnike i jedan za marketing i promocije. Svaki od njih ima svog nadzornika, a svi izvješćuju generalnog direktora.
Primjeri sustava odjela: Divizijski sustavi su popularni kod velikih, multinacionalnih korporacija. Na primjer, Johnson & Johnson ima odjelnu strukturu. Svaki od brandova tvrtke Johnson & Johnson djeluje kao vlastita tvrtka, s vlastitim vodstvom i unutarnjom strukturom. Sve te marke prijavljuju matičnoj tvrtki. Drugi primjer organizacijske strukture odjela je General Electric. CEO sjedi na vrhu, a osim toga, tvrtka je podijeljena u različite skupine. Postoje neke operativne skupine, kao što su one za financije, pravne, odnose s javnošću i globalna istraživanja. Neki su timovi posvećeni specifičnim projektima, uključujući zrakoplovstvo, energiju, zdravstvenu skrb i još mnogo toga.
Primjeri matričnog sustava: Matrični organizacijski sustav je složen i stoga ga uglavnom prihvaćaju velika, dobro utemeljena poduzeća. Jedan poznati primjer matrične tvrtke je Starbucks. Najveća svjetska tvrtka za kavu koristi funkcionalnu strukturu kako bi podijelila svoje poslovanje na podjele, uključujući HR, financiranje i marketing. Ti su odjeli smješteni u sjedištu tvrtke i izvještavaju se na višim razinama upravljanja. HR odjel, na primjer, kreira pravila koja utječu na sve Starbucksove lokacije na cijeloj ploči. Zatim, Starbucks ima zasebne odjeljke za svaku zemljopisnu regiju. Ove regije uključuju Ameriku, Kinu i Aziju-Pacifik, Europu, Bliski Istok, Rusiju i Afriku. Američka regija, koja je najpopularnija za tvrtku, dalje je podijeljena na četiri manje divizije. Starbucks također ima podjele temeljene na proizvodima. Na primjer, postoji jedna podjela za robu kao što su Starbucks šalice i druga za pečene proizvode. Na nižim razinama organizacije, Starbucks ima timove zaposlenika, posebno na razini trgovine. Ova složena matrična struktura služi divovskoj kavani, što tvrtki omogućuje uspješno upravljanje tisućama trgovina diljem zemlje.
Primjeri ravnog sustava: Ravni sustavi su popularni među startupima i tehnološkim tvrtkama. Jedan poznati primjer ravnog sustava je Zappos. Godine 2013., glavni izvršni direktor tvrtke za cipele najavio je novu upravljačku strukturu zvanu holacracy, sustav za poticanje suradnje uklanjanjem hijerarhije na radnom mjestu. Tvrtka je zabranila naslove menadžera. To više ne bi bilo radnih mjesta i ne bi bilo šefova. Svaki bi zaposlenik bio zadužen za vlastiti rad. Tvrtka se nadala da će potaknuti inovaciju i stvaranje, ukidajući birokraciju uključenu u hijerarhiju i donošenje odluka. Međutim, Zappos se bori da operacije bude uistinu ravne.
To je borba mnogih velikih tvrtki koje implementiraju ravnu strukturu. Mnogi startupi su govorili o teškoćama održavanja ravne organizacijske strukture kada doživljavaju eksponencijalni rast. Studije otkrivaju da zaposlenici smatraju da su hijerarhijske strukture utješne i praktične. Dakle, ravna organizacijska struktura je možda dobra opcija za tvrtku koja je u svojim ranim fazama, kako bi potaknula inovacije i rast. Međutim, većina većih tvrtki udaljava se od ravnog sustava jer može postati težak za upravljanje tijekom vremena.
