Pisanje poslovnog pisma nekome koga ne poznajete obično nije teže od pisanja pisma nekome tko vas već poznaje. Format pisma, međutim, treba i dalje biti profesionalan i pridržavati se odgovarajućih standarda komunikacije u poslovanju. Prije početka poslovnog pisma, provjerite da znate kako ispravno napisati ime primatelja i da imate ispravan naslov i adresu tvrtke.
Započnite pismo s odgovarajućim poslovnim uvodom za nepoznatu osobu, kao što je "Dragi gospodine Smith" ili "Draga gospođica Johnson", koristeći prezime osobe. Ako je pismo upućeno ženki čiji je bračni status nepoznat, upotrijebite prefiks "Ms." Završite uvod s dvotočkom umjesto zarezom ako je slovo više formalne prirode.
Predstavite se primatelju jer se još niste upoznali. Objasnite zašto pišete u prvom odlomku pisma.Prenijeti profesionalnim glasom svrhu Vašeg upita i ono što tražite od primatelja.
Upišite pismo u prikladnom poslovnom formatu. Koristite paragrafe koji su isprani s lijeve strane stranice i izbjegavajte uvlačenje odlomaka. Nakon svakog odlomka uključite jedan razmak. Završite pismo s odgovarajućim poslovnim potpisom kao što je "S poštovanjem" ili "S poštovanjem".
Koristite profesionalni i objektivni glas u tijelu pisma. Ostanite nepristrani i prijateljski, a još uvijek poštujete. Uključite zahvalnicu za njegovo vrijeme.
