Razvoj proračuna odjela zahtijeva temeljito razumijevanje procesa i dotičnog odjela. Razmotrite proračun odjela kao plan potrošnje za sljedeću fiskalnu godinu. Prilikom pripreme preliminarne papirologije, faktor u varijablama odnosi se na prihode i rashode, dopuštajući ublažavanje ako se projicirane brojke prihoda ne materijaliziraju. Zvučan, izvediv proračun je dobar samo onoliko koliko brojevi unose arhitekti konačnog proizvoda.
Postavite razumne ciljeve za nadolazeću fiskalnu godinu. Preliminarne brojke trebale bi uključivati očekivanja za neposrednu budućnost odjela. Iako ti početni izračuni teže granici s optimističnom stranom, pokušajte ostati realistični s prognoziranim brojevima. Zapamtite da su proračuni u tijeku, koji zahtijevaju podešavanje tijekom cijele godine, tako da je dugoročno bolje podnijeti razumna očekivanja.
Traženje ulaza. Posavjetujte se s drugim članovima odjela, osobito onima koji su najpoznatiji za svakodnevni rad ureda, prije nego što se obvezujete na trajne brojke. Neka zaposlenici postanu bitan čimbenik napretka u proračunu. Uostalom, oni su na prvoj liniji u bilo kojem poslovnom okruženju i općenito imaju izvanredan uvid u ono što radi i ne radi.
Analizirajte priljev. Realistična očekivanja prihoda zahtijevaju analizu prethodnih proračuna. Prije unosa preliminarnih brojeva usporedite mjesečne, tromjesečne i međugodišnje podatke iz prethodne godine. Ako je postojala iznimna okolnost povezana s prošlogodišnjim brojevima, vratite se natrag dvije godine. Potražite trendove koji utječu na prihode. Razmislite o troškovima odmora ako je poslovanje u maloprodaji. Pogledajte prvo tromjesečje prethodne godine ako tvrtka obrađuje porezne prijave. Bez obzira na poslovno područje stručnosti, razmislite o čimbenicima koji su specifični za poduzeće i koji upumpavaju ili uništavaju dolazni novčani tok. Sastavljanje ovih informacija čini proračunski tijek proračuna mnogo jednostavnijim.
Analizirajte odljev. Neočekivani troškovi mogu ugroziti bilo koji proračun. Kako bi se proračunski prekidači održali na minimumu, pažljivo pogledajte prethodne proračune kako biste utvrdili trendove. Razmislite o osoblju. Je li se itko povukao? Jesu li otpuštanja mogućnost? Ako je predviđeno zapošljavanje, što je s obukom i drugim troškovima vezanim uz novog zaposlenika? Pri izračunavanju troškova uzmite u obzir starost opreme. Pitajte jesu li u nadolazećem proračunskom razdoblju potrebna nadogradnja računala ili pisača ili strojeva za kopiranje. Ako je tako, potražite čvrste procjene troškova zamjene prije slanja konačnog proizvoda na pregled. Ako je zaliha zaliha dio proračuna odjela, uzmite u obzir ne samo cijenu zaliha, nego i cijenu po kvadratnom metru za smještaj te osoblje i opremu potrebnu za upravljanje proizvodom. Ukratko, analizirajte svaki detalj kako biste napravili konačni proizvod koji radi cijelu godinu.
Pripremite proračun. Kao posljednji korak u pripremi konačnog proračuna, konzultirajte se s menadžerima drugih odjela. Njihov doprinos mogao bi imati posljedice za proračun vašeg odjela. Gledanje naprijed je glavni cilj svakog proračuna. Priprema proračuna odjela postaje jasan zadatak ako se unaprijed postavi temelj za njegovo dovršenje. Također, imajte na umu da je proračun podnošljiv dokument, koji je u skladu s ciljevima tvrtke i lako se prilagođava ako se pojavi potreba.
