Dokument opsega projekta bitan je za razjašnjenje rezultata projekta, bilo da projekt razvija softver ili uređenje dvorišta. Dokument opsega projekta često stvara voditelj projekta ili analitičar koji blisko surađuje s klijentom i drugim članovima projektnog tima. Kada je opseg završen, treba ga pregledati s klijentom, timom i upravom kako bi se provjerilo je li točan, sve zainteresirane strane se slažu s njim, a rezultati projekta zadovoljit će potrebe korisnika. Opseg treba odobriti korisnik i članovi vaše organizacije u skladu s vašim razvojnim procesom.
Pripremite se za pregled opsega projekta
Napravite popis svih kupaca i članova tima koji trebaju pregledati dokument opsega. Pregledajte dokumente za pokretanje projekta ili se posavjetujte s voditeljem projekta kako biste prikupili te informacije.
Postavite sastanak i pozovite sve članove tima. Sastanak može biti osobno ili virtualan, ovisno o strukturi i tehnologiji vaše organizacije.
Pošaljite popunjeni dokument opsega na popis. Pošaljite ga nekoliko dana prije sastanka kako bi sudionici imali dovoljno vremena da ga pregledaju.
Napravite kopije dokumenta kako biste ih doveli na fizički sastanak. Čak i ako namjeravate prikazati elektroničku kopiju na grafoskopu ili sličnom uređaju, neki od vaših polaznika možda će vam radije raditi na papiru.
Provesti opseg pregleda s klijentima i članovima tima
Upoznajte se s klijentima i timom. Pročitajte dokument, osobito ona područja koja su složenija ili više podložna tumačenju. Iako ste dokument poslali unaprijed, očekujte da ga većina sudionika nije napisala.
Snimite sva otvorena pitanja ili promjene u opsegu dokumenta.
Ažurirajte opseg s odgovorima na pitanja i drugim promjenama i pošaljite ga klijentima i članovima projektnog tima, tražeći odjavu i odobrenje dokumenta.
Savjet
-
U nekim organizacijama možda će vam biti teško zakazati sastanke na koje svatko može sudjelovati. Otkrijte osobe koje apsolutno moraju osobno prisustvovati i rasporedite svoje kalendare. Nastavite s drugima koji ne mogu prisustvovati bilo putem e-pošte ili telefonskih poziva kako biste vidjeli imaju li komentare na dokument o opsegu.
