Dobro upravljanje projektima znači dokumentiranje onoga što ćete učiniti, kao i ono što je učinjeno.I projektna povelja i opseg projekta kreiraju se početkom početne faze projekta, a svaki od njih pomaže u usmjeravanju projekta u pravom smjeru. Dok su oba ova dokumenta ključna za dobivanje projekta s tla, oni imaju znatno različite svrhe, publiku i sadržaj.
autorizacija
Povelja ima jednu osnovnu svrhu: ovlastiti voditelja projekta da koristi definirane resurse za dovršenje projekta. Drugo, povelja bi trebala dodijeliti sponzora projekta. Ove dvije osobe će upravljati i podržavati projekt u više timova i kroz nekoliko faza. Povelja treba biti sažeti dokument koji započinje kratkim uvodom u projekt koji uključuje ciljeve, svrhu i ciljni datum završetka; uključiti tablicu s popisom voditelja projekta, sponzora i drugih izvršnih dionika; i zatvaranje potpisa s imenovanim sudionicima. Povelja bi rijetko trebala biti dulja od dvije stranice.
Odobrenje
Budući da je povelju potpisao najmanje jedan viši član osoblja, sponzor, projekt daje dokumentaciju o valjanosti. Povelja se često isporučuje rukovoditeljima ili drugim visokim članovima tima i služi kao obavijest da je projekt odobren. Budući da se mnogim projektima upravlja u različitim odjelima, ovo odobrenje služi i kao obavijest drugim timovima da će njihova suradnja biti potrebna. Često se čarter prezentira zajedno s poslovnim slučajem, a ta dva dokumenta bilježe razlog za projekt.
ciljevi
Opseg projekta definira parametre projekta. U početku se priprema preliminarni dokument o opsegu (zajedno s poveljom i drugim inicijativnim dokumentima) kako bi se odredili ciljevi. Ovaj dokument se obično prezentira vođama tima koji će pridonositi članovima projektnog tima, iako ne uključuje kako će se zadaci završiti. Na primjer, u građevinskom projektu, preliminarni opseg bi opisao strukturu koja će se graditi, uključujući broj soba, kvadraturu i broj ulaza.
Odgovornost
Dokument opsega pomoći će dionicima da utvrde je li projekt završen. Budući da dokument opsega definira što će projekt donijeti, korisno je tijekom cijelog projekta utvrditi je li projekt u planu da se uspješno zaključi. Ako je vaš projekt implementacija paketa softvera koji uključuje tri aplikacije, a dovršili ste dva, niste isporučili svoj obećani opseg. Dokumenti o opsegu se tijekom projekta često mijenjaju iz tog razloga. Za razliku od povelje, dokumenti se smatraju "živim" dokumentima, a kako se otkrivaju nove informacije, ciljevi se mogu mijenjati.
