Kada interna istraga dovede do disciplinske ili pravne radnje, morat ćete napisati izvješće o istrazi kako biste podržali svoj slučaj. Prezentiranje nalaza jasno i činjenično može stvoriti neosporni zapis, dok loše napisano izvješće može oslabiti vaš slučaj. Svaki bi vlasnik tvrtke trebao znati što treba uključiti u izvješće o istraživanju i koji format treba poduzeti.
Osnove
Izvještaj o istrazi funkcionira tako da dostavlja činjenice i ponekad daje preporuke na temelju činjenica i prirode navoda. Sažetost i objektivnost jednako su važne kao što su točne informacije za uspostavu vjerodostojnosti. Formalno izvješće u obliku slova napisano u prvoj osobi također dodaje vjerodostojnost. Za dugotrajna izvješća tablica sadržaja i numerirane stranice mogu olakšati pronalaženje određenih informacija. Uključivanje naslovnice, čak i za kratko izvješće, važno je za privatnost informacija.
Otvaranje sekcija
Prvi dio izvješća treba sadržavati osnovne informacije, kao što su imena pošiljatelja i primatelja, te redak tema koji identificira predmet istrage. U drugom odjeljku identificirati podnositelja pritužbe, opisati navode ili navode, navesti datum početka i završetka istrage te identificirati izvore informacija i dokaza koji se koriste za provođenje istrage ili sastavljanja izvješća. Označeni popisi korisni su za lakše čitanje informacija u ovom odjeljku.
Istražne činjenice i nalazi
Prezentirajte činjenice u popisu s grafičkim oznakama, u narativnim paragrafima ili u kombinaciji oba. Nalazi bi trebali opisati svaki korak istrage kronološkim redom i uključiti datume i vremena kad god je to moguće. Iako možete priložiti popratne dokaze u odjeljak nalaza, navođenje i dodavanje dokaza kao dokaznih predmeta na kraju izvješća često je bolji izbor, budući da ne prekida tijek izvješća. To uključuje izjave svjedoka, fotografije, videozapise e-pošte, dokumente i skenirane datoteke.
Zaključak
Završite izvješće s jednim ili više narativnih stavaka u kojima sumirate istragu i, ako je prikladno, preporučite kako krenuti naprijed. Sažetak treba sadržavati izjavu o kršenjima i pružiti dovoljno informacija da čitatelj razumije što je potkrijepilo istragu bez čitanja cijelog izvješća. Preporuke trebaju biti djelotvorne mjere koje odgovaraju ozbiljnosti navoda, izvedenih dokaza, pravnih implikacija i vašeg kodeksa ponašanja ili politike ponašanja zaposlenika.
