Uspješni sustavi upravljanja zapisima sigurno pohranjuju zapise i stvaraju organizacijsku metodu za stvaranje, održavanje, korištenje i raspolaganje zapisima. Stvaranje i kontinuirano ažuriranje smjernica za upravljanje zapisima ključno je za održavanje integriteta sustava. Sa smjernicama za zahtjeve za informacijama, načinima unosa, vremenskim okvirima za pohranu i sigurnosnim kopijama, sigurnosnim propisima i točnim izvješćivanjem možete stvoriti učinkovit sustav upravljanja zapisima.
Informacija
Izradite smjernice za vrstu informacija koje vaša tvrtka želi i treba pohraniti. To bi trebalo uključivati ugovore, datoteke zaposlenika, dokumente o osnivanju, evidencije kupaca, regulatorne podatke, financijske zapise i sve druge relevantne informacije koje su potrebne tvrtki. Sastavite ovaj popis savjetovanjem s više odjela kako biste osigurali potpunost i usklađenost sa svim funkcionalnim potrebama. Pregledajte konačni popis s pravnim savjetnikom svoje tvrtke kako biste provjerili jesu li informacije potrebne za ispunjavanje zakonskih obveza uključene u smjernice za pohranu upravljanja zapisima.
Metode unosa
Osmislite metodologiju za unos zapisa za svaku vrstu zapisa. Zapisi se mogu ručno unositi, uvesti iz komplementarnih sustava ili unijeti putem sustava za skeniranje. Te metode unosa trebaju biti pouzdane i sigurne. Za elektroničke razmjene stavite provjere redundancije koje osiguravaju točan prijenos. Za ručni unos pokrenite sustav provjere kvalitete kako bi se osigurala točnost.
skladištenje
Odredite vremenske rokove pohrane za svaku vrstu zapisa unesenog u sustav. Vremenski rokovi trebaju uzeti u obzir zakonske obveze, ograničenja i funkcionalnost podatkovnog sustava. Za rijetko pristupane zapise razmotrite komplementarni sustav pohranjivanja koji omogućuje povremeni pristup zapisima. Ti se zapisi mogu komprimirati radi minimiziranja potreba za pohranom. Čuvanje zapisa izvan vašeg primarnog sustava snimanja omogućuje brže izvlačenje često korištenih zapisa. Smjernice za upravljanje zapisima trebaju uključivati rutinske postupke izrade sigurnosnih kopija i po mogućnosti dvostruko pohranjivanje kritičnih zapisa izvan mjesta.
sigurnosti
Detaljan sigurnosni plan bitan je dio plana upravljanja zapisima. Grupirajte zapise u skupine koje se mogu klasificirati u sigurnosne svrhe i dodijeliti siguran pristup zaštićen lozinkom odgovarajućim grupama zaposlenika. Ova sigurnosna provjera trebala bi se primjenjivati i na one koji imaju pristup ulaznim podacima, obavljanje održavanja i korištenje ili uništavanje zapisa. Redovito pregledavati sigurnosne provjere kako bi se osigurala usklađenost s poduzećima i regulatornim obvezama. Ugraditi sigurnosnu provjeru u nove procedure zaposlenika i ukinuti procedure zaposlenika.
Izvještaji
Rutinsko izvješćivanje trebalo bi biti dio vašeg sustava upravljanja zapisima. Ta izvješća trebaju sadržavati popise korisnika koji su pristupili osjetljivim podacima, bilo kakve promjene u sigurnosnoj provjeri, izvješćivanju o pogreškama za nepotpune zapise i zapisima koji su predmet odlaganja. Dodajte izvješća za sva kritična područja podataka.
