U danima i godinama tehnologije, procesima zalihosti, terabajtima, gigabajtima i duplikatima informacija, upravljanje zapisima je svjetovna, ali kritična praksa koju su sve organizacije trebale prikovati. Sve češće pristup održavanju podatkovnih datoteka postaje kruh i maslac dobrog poslovnog odlučivanja.
Što uključuje upravljanje zapisima
Upravljanje zapisima uključuje višestruka područja prikupljanja podataka, pohranjivanja i eventualnog uništenja. Znanost je podijeljena u više kategorija: unos i prikupljanje, pohranjivanje, redundantnost i sigurnosno kopiranje te smanjenje. Unos i prikupljanje podataka uspostavlja protokole za zaposlenike kako bi pratili način na koji se stvaraju podaci i sustav koji bi trebao slijediti za lakše kasnije pronalaženje. Ona također određuje što treba čuvati, a što ne. Skladištenje može uključivati i kopije i elektroničke datoteke i uspostavlja parametre o tome što su sredstva za pohranu dopuštena i što nisu (tj. Tvrde diskove u odnosu na papirne mape u odnosu na mreže ili flash pogone). Višak i rezerva uključuju održavanje sigurnosnih kopija važnih informacija u slučaju katastrofe. Konačno, smanjenje određuje dopuštene metode za uništavanje i uklanjanje podataka iz poslovnih sustava.
Statistička pomoć odlučivanju
Upravljanje zapisima omogućuje jednostavno prikupljanje statističkih podataka. Velik dio poslovnog odlučivanja temelji se na analizi trendova. Trend-analiza je razvijena i izgrađena na temelju pronalaženja obrazaca u informacijama i podacima i donošenja zaključaka o ponašanju tih obrazaca. Što je bolje upravljanje informacijama, bolja je analiza trendova i povezano poslovno znanje.
Izbjegavanje gubitka informacija
Još jedna ključna komponenta upravljanja zapisima je sprečavanje gubitka podataka. To se može dogoditi vrlo jednostavno: datoteka je izbrisana, pogrešna mapa je isjeckana, loš zaposlenik izlazi iz zgrade s osjetljivim podacima.
Upravljanje zapisima osigurava da postoje preventivni procesi za organiziranje i pohranjivanje informacija na zaštićeni način. Zatim se puštaju u rad viškovi kao što su rezervni sustavi i višestruka spremišta za kopiranje, tako da ako je jedan datotečni sustav uništen, može se brzo zamijeniti nedavnom kopijom. Naposljetku, sigurnosne mjere pomažu u hvatanju zapisa kojima se manipulira i kojima se može ugroziti dobrobit i interesi tvrtke.
Organizacijske pogodnosti
Upravljanje zapisima poboljšava učinkovitost. Podaci se pronalaze brže, lakše, a donošenje odluka poboljšano je trenutnom analizom i pronalaženjem informacija. Poboljšano vođenje evidencije smanjuje gubitak resursa. Kada se poštuju pravilni protokoli, koristi se manje papira i prostora za pohranu. Slučajno uništavanje i trajni gubitak se izbjegava kada pravilno upravljanje zapisima osigurava postojanje nedavnih sigurnosnih kopija. Upravljanje dokumentima također vodi papirnatu traku kako bi pomoglo u obrani radnji tvrtke tijekom parničenja. Naposljetku, upravljanje zapisima pomaže u održavanju dobre organizacije kada se bavite klijentima ili projektima, odgovarate na njih i poslužujete ih. Održavanjem organiziranog sustava prikupljanja informacija, dragocjeni podaci i informacije mogu se dobiti kada je to potrebno specifično za klijenta ili projekt.
Outsourcing kao opcija
Mnoge tvrtke žele ostati posvećene svojim temeljnim specijalitetima i ne žele biti toliko zabrinute zbog održavanja podatkovnih sustava. U takvim slučajevima, može biti vrlo korisno koristiti partnera ili dobavljača za održavanje i projektiranje upravljanja zapisima kako bi se tvrtka klijenta mogla fokusirati na svoju osnovnu djelatnost. Uprava se svodi samo na plaćanje usluge koja osigurava da se pohranjene informacije prikupljaju i održavaju, jer klijent to treba za donošenje odluka. Mnoge veće tvrtke su krenule prema ovom smjeru kako bi bile učinkovitije, ponekad outsourcing samo rezervne usluge i druge preokrećući cijeli rekord sustava na dobavljače za bolje upravljanje.
