Bilo da imate malu tvrtku ili veliku korporaciju, važno je pravilno pohraniti i upravljati dokumentima stvorenim tijekom poslovanja. To može uključivati sve, od digitalnih datoteka i poreznih prijava do ugovora i izvješća o projektu. Tamo dolazi upravljanje dokumentima i dokumentima. Njegovi glavni ciljevi su obrada zabilježenih informacija, poboljšanje općih radnih procesa i brže pronalaženje podataka. Postoji nekoliko tipova sustava za upravljanje zapisima, i svaki ima posebne karakteristike.
Što je sustav za upravljanje zapisima?
Nedostatak poslovnih primitaka ili faktura, pogrešno zabilježenih dokumenata i korumpiranih datoteka uobičajene su pritužbe vlasnika tvrtki. Između 2005. i 2018., više od 22 milijuna zapisa bilo je izloženo u SAD-u kao rezultat kršenja podataka. Nadalje, zaposlenici pola vremena provode u potrazi za informacijama koje se odnose na aktivnosti svoje tvrtke. Više od 26 posto ispitanika kaže da je upravljanje podacima u njihovim organizacijama donekle kaotično.
Poduzeća velika i mala moraju čuvati svoju evidenciju određeno razdoblje. Izjave banaka i kreditnih kartica, na primjer, trebaju biti pohranjene na sigurnom mjestu najmanje sedam godina. Isto vrijedi i za dokumente za pripremu porezne prijave. Izjave o investicijskim računima, otkazani čekovi i uplate za plaćanje moraju se čuvati najmanje jednu godinu.
Što ako su ti dokumenti izgubljeni ili oštećeni? Zamislite uključivanje računala da biste shvatili da je sjeckan. Ako vaša uredska zgrada zapali, sve vaše datoteke mogu biti zauvijek izgubljene. Naravno, uvijek možete čuvati kopije na drugom mjestu, ali to bi uključivalo više prostora i veće troškove.
Sustav upravljanja zapisima, također poznat kao RMS sustav, može učiniti sve mnogo lakšim. Ova vrsta softvera omogućuje pohranjivanje, pronalaženje i korištenje službenih evidencija kao dokaza o transakcijama, plaćanjima i drugim poslovnim operacijama. Najnoviji programi za upravljanje dokumentima i zapisima imaju napredne značajke kao što su alati za pretraživanje, mogućnosti skeniranja, alati za čuvanje i klasifikaciju, funkcije praćenja usklađenosti i još mnogo toga.
Upravljanje zapisima ne samo da osigurava da će vaše datoteke biti lako dostupne kad god ih zatrebate, već i poboljšati tijek rada i produktivnost unutar vaše organizacije. Zaposlenici će moći brzo dohvatiti podatke, obraditi informacije, identificirati vlasnika svake serije zapisa i eliminirati suvišne podatke.
Softver za upravljanje rekordima temeljenim na oblaku
S sustavom za upravljanje zapisima u oblaku imate sve dokumente na jednom mjestu. Ovo digitalno rješenje za pohranu djeluje kao skladište za datoteke unutar vaše organizacije, omogućujući vam da im pristupite bilo kada i bilo gdje. To je osobito korisno za tvrtke s udaljenim timovima, kao i za tvrtke s uredima na više lokacija.
Ova vrsta RMS softvera čuva vaše datoteke sigurnim i eliminira potrebu za dodatnim programima za izvođenje rutinskih sigurnosnih kopija. Nadalje, korisnicima omogućuje dodjeljivanje određenih datoteka drugim članovima tima i slanje obavijesti u stvarnom vremenu, a ne slanje e-pošte naprijed-natrag. Budući da su podaci pohranjeni na poslužiteljima računala, manje je podložan cyber napadima.
Softver za upravljanje poslovnim zapisima
Velike organizacije obično se odlučuju za softver za upravljanje poslovnim zapisima. Ovi programi imaju napredne mogućnosti i mogu pohranjivati, organizirati i obrađivati velike količine podataka. Pomoću RMS sustava poduzeća lakše ćete upravljati fizičkim i digitalnim zapisima, pratiti status i lokaciju svake datoteke i prenositi podatke iz starih sustava na najnoviji softver.
Za najbolje rezultate, odaberite program s sigurnim korisničkim kontrolama pristupa, mehanizmima za upravljanje indeksom podataka u stvarnom vremenu i upravljanjem zbrinjavanjem. Pouzdan poslovni RMS sustav omogućuje vam da stavite zapise na čekanje, provedete pretraživanja cijelog teksta i uvozite fizičke i digitalne zapise u bilo kojem obliku iz bilo kojeg izvora. Te značajke mogu pojednostaviti poslovanje i dovesti do boljeg donošenja odluka.
Ove vrste softvera za upravljanje zapisima mogu se dalje podijeliti u nekoliko drugih kategorija. Sustavi za upravljanje sadržajem, sustavi za upravljanje dokumentima i sustavi digitalne obrade podataka samo su neki od njih. Koji odabrati ovisi o potrebama i proračunu vaše tvrtke.
