Sastanci su nužan dio svakog posla. Budući da je dobro planirani sastanak forum za iskorištavanje ljudskog kapitala, to je osnovni poslovni alat koji može poboljšati produktivnost radne snage. Ne postoji univerzalni način vođenja sastanka. Međutim, na većini sastanaka možete postaviti određena pitanja kako bi vam pomogli da ostanete na pravom putu i ostvarite ciljeve sastanka.
Koji su ciljevi ovog sastanka?
Započnite svaki sastanak tako da najprije utvrdite ciljeve sastanka, koji također služe kako bi pomogli "razbiti led". Postavljajte pitanja poput: "Što želimo postići danas?" ili "Koji su ciljevi ovog sastanka?" Postavljanje jasnog cilja može pomoći vama i sudionicima da ostanu na pravom putu. Ako se sastanak odmakne s kursa, onda možete pristojno podsjetiti sudionike na ciljeve sastanka.
Kakav smo napredak napravili od posljednjeg susreta?
Pitajte sudionike sastanka: "Kakav smo napredak postigli od posljednjeg sastanka?" Ovo je posebno korisno pitanje ako imate sastanke koji se ponavljaju. Budite spremni razgovarati o napretku koji ste postigli i donijeti dnevni red sastanka koji sadrži važne teme koje ste pokrili na vašim prethodnim sastancima i što ste učinili kako biste riješili neka otvorena pitanja.
Koja se pitanja suočavamo?
Sastanci su mjesto za raspravu o problemima koje vi ili vaši članovi tima imate s projektom, vašom tvrtkom ili pojedincem. Dakle, to znači: "S kojim se problemima suočavamo?" Priprema je ključna, stoga planirajte sastanak tako da iznesete popis točaka za raspravu. Kada raspravljate o problemima, nemojte se ljutiti i braniti; ostanite mirni i objasnite poznate probleme, otkrijte prijetnje koje se pojavljuju i potražite načine rješavanja tih problema.
Koje su stvari koje želimo ostvariti prije sljedećeg sastanka?
Završite sve sastanke pitajući: "Koje stvari želimo postići prije našeg sljedećeg sastanka?" Izradite popis sljedećih koraka na kraju svakog sastanka. Neka netko iz vašeg tima pošalje detaljne bilješke o sastancima u kojima se navode uloge, odgovornosti i datumi za svaki od sljedećih koraka. Prođite kroz sobu i zamolite sudionike da podijele ono što misle da su najbolji koraci koje treba poduzeti kako biste ostvarili svoje ciljeve za sljedeći sastanak.
Kako ostvariti naše poslovne ciljeve u budućnosti?
Pitajte sudionike sastanka: "Kako ćemo ubuduće ostvariti naše poslovne ciljeve?" To je važno jer svi sastanci moraju biti usklađeni s ciljevima i ciljevima tvrtke. Pitanje pomaže sudionicima sastanka da imaju na umu veliku sliku jer je to nešto što se često gubi u svakodnevnom miješanju.
