Praćenje i naručivanje potrošnog materijala za veliku organizaciju, kao što je škola, može biti izazov. Svaki model pisača koristi drugu vrstu spremnika ili tonera, a svaki spremnik s tintom ispisat će različit broj stranica prije nego što ga treba zamijeniti. Iako možete pratiti naručivanje spremnika s tintom na starinski način, s popisom generiranim papirom i olovkom, izrada proračunske tablice za pohranjivanje svih relevantnih informacija uštedjet će vrijeme i omogućiti učinkovitiji proračun za tintu tijekom vremena,
Stvorite novu praznu proračunsku tablicu za praćenje naručivanja spremnika s tintom pomoću programa za proračunske tablice na računalu. Vjerojatno je vaše računalo isporučeno s programom Microsoft Excel koji je instaliran kao dio sustava Microsoft Office. Ako nemate Excel, preuzmite i instalirajte besplatni uredski paket, kao što je OpenOffice, ili koristite online alat kao što je Google Dokumenti, kojem možete pristupiti besplatno ako se prijavite za besplatni Gmail račun.
Odredite koje podatke želite pratiti. To će se razlikovati od slučaja do slučaja, a jedna od prednosti korištenja elektroničke proračunske tablice je da je lako promijeniti informacije koje pratite dok se vaše potrebe mijenjaju. Za početak, pokušajte pratiti broj sobe na kojoj je instaliran svaki pisač, vrstu pisača, vrste spremnika s tintom ili toner koji pisač koristi, koliko ste platili za tintu i datum kada ste zadnji put naručili zamjensku tintu.
Najprije unesite zaglavlja za stupce proračunske tablice. Obratite pozornost na konfiguriranje prazne proračunske tablice. Postoji niz brojeva koji se protežu niz vertikalnu os i red slova preko horizontalnog pristupa. U prvoj ćeliji ili stupcu A retka 1 upišite "Broj sobe". U stupac B stupca 1 upišite "Model pisača". "Model spremnika s tintom" ide u stupac 1 stupca C, i tako dalje, sve dok ne unesete zaglavlje stupca za svaki podatak koji želite pratiti.
Odaberite prvi pisač koji želite unijeti u proračunsku tablicu i počnite upisivanjem broja sobe u stupcu 2. retka. Upišite model pisača u retku 2 u stupcu B, a zatim unesite sve relevantne informacije u odgovarajući stupac, uključujući datum posljednja naručena tinta.
Unesite podatke za sljedeći pisač, počevši od stupca 3 u retku 3, a zatim unesite druge podatke za taj pisač u svaki odgovarajući stupac. Nastavite unositi podatke za svaki sljedeći pisač u novom retku dok se ne prikažu sve informacije o pisačima i pisaču. Kada završite, spremite proračunsku tablicu na tvrdi disk računala.
Stvorite dodatne prazne stupce datuma za snimanje svaki put kada naručite tintu za određeni pisač. Spremite datoteku na tvrdi disk kada završite kako biste je mogli koristiti sljedeći put kada naručite potrošni materijal.
Savjet
-
Koristite posebno oblikovanje da biste istaknuli važne informacije ili kao organizacijsku pomoć. Na primjer, upotrijebite podebljani font za naslove stupaca i obojeni font da biste grupirali pisače u istoj organizacijskoj jedinici. Primjerice, možete koristiti zeleno za pisače koji koriste fakultete, plavo za pisače za studente i narančasto za pisače postavljene u knjižnici.
Nakon nekog vremena - semestra ili školske godine, na primjer - ukupan iznos potrošen na tintu svakog pisača tijekom tog razdoblja. Te informacije možete upotrijebiti za bilježenje da li se neki pisači češće koriste od drugih, je li jedan pisač isplativiji od drugog, pa čak i koji odjeli ili učionice koriste najviše tinte - informacije koje mogu biti korisne i za preraspodjelu i za proračun svrhe.
