Plan upravljanja programom koristi se za grupiranje više neovisnih projekata kako bi se postigao strateški poslovni rezultat. Često se u upravljanju programom mnogo pažnje usmjerava na pisanje planskog dokumenta i manje se usredotočuje na provedbu. Potrebno je uložiti jednak trud u provedbu plana kako bi se osiguralo njegovo uspješno provođenje, te da se u skladu s tim prepoznaju i upravljaju sva odstupanja. Općenito, odgovornost je voditelja programa ili upravljačkog tima programa da preuzme potpuno vlasništvo nad programskim planom i osigura njegovo učinkovito provođenje.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za proračunske tablice
-
Softver za obradu teksta
-
E-mail
-
Telefon
Uspostavite zapovjedni lanac. Postavite jasan lanac zapovijedanja formaliziranim procesom donošenja odluka. Uvjerite se da je proces jednostavan i da može podržati brzo okretanje kako se implementacija ne bi zaustavila. Osigurati da se ne zaobilaze definirani procesi kontinuiranim praćenjem situacije.
Razviti programske standarde i pokazatelje uspješnosti. Odredite standarde koji će se koristiti za mjerenje integracije različitih komponenti programa. Dokumentirati standarde koji se odnose na procese, komunikaciju, podatke, izvješća, predloške i metode distribucije kako bi se osiguralo da su različiti projekti i zadaci koji su dio programa integrirani.
Identificirajte raspored provedbe i izvješćivanje o statusu. Dokumentirajte detalje o ključnim fazama projekta, rasporedima i prekretnicama. Identificirati sudionike plana i suradnike na projektu te im dostaviti pisanu dokumentaciju o njihovim odgovornostima i mehanizmima izvješćivanja. To će zadržati fokus tima i zadatak.
Komunicirati, komunicirati, komunicirati. Sve strane uključene u plan upravljanja programom trebaju stalnu komunikaciju. Komunikacija bi trebala uključivati tekuće inicijative i aktivnosti, izvješća o učinku, uspjehe i postignuća, te mogućnosti za povratne informacije, doprinose i komentare.
Procijenite proces i zatim ponovno procijenite plan. Redovito prikupljajte povratne informacije od sudionika i procijenite je li cilj ostvaren. Kao što svaki ključni projekt završava, održite formalni sastanak kako biste raspravili proces. U tom procesu slavi uspjeh, identificira područja poboljšanja i modificira resurse prema potrebi za optimiziranje izvedbe. Ako se ciljevi ne postižu, procijenite treba li ih promijeniti.
Izraditi plan obuke. Ako ishod plana upravljanja programom rezultira novim sustavom ili procesom, potrebno je razviti formalni program za pružanje obuke i resursa svim korisnicima i vlasnicima sustava. Plan bi trebao opisati programe obuke, komunikacije i upravljanja promjenama.
Savjet
-
• Identificirati parametre koji pokreću formalni detaljni pregled u smislu vremena, troškova, ljudi ili kvalitete iz odobrenog plana projekta. • Plan je smjernica, a ne skup pravila. Važno je napraviti odstupanja ako su opravdana. • Poticati otvorenu komunikaciju. Poslušajte povratne informacije svih strana uključenih u proces; mogu imati učinkovitija rješenja za provedbu dijela plana.
Upozorenje
• Postaje izazovno zapamtiti tko bi trebao činiti ono što je prema svakoj verziji plana. Dokumentacija i kontinuirana pisana komunikacija olakšat će upravljanje. • Izgraditi odgovornost kako bi se osiguralo da proces provedbe ne zastane. • Budite fleksibilni. Moguće su neplanirane promjene. Ako to učine, procijenite njihov učinak iu skladu s tim napravite prilagodbe. Ostanite svjesni dodijeljenih sredstava.
