Administrativno osoblje nikad ne dobiva slavu ili slavu, ali bez njih radna mjesta osuđena su na neučinkovitost i stagnaciju. Administratori kvalitete čine razliku u tome koliko učinkovito drugi obavljaju svoj posao. Oni pružaju podršku i suočavaju se s beskrajnim nizom zadataka u pozadini koji čine svaku tvrtku funkcijom.
Što je administrativni pomoćnik?
Administrativni pomoćnici ispunjavaju različite uloge u uredima. Njihovi poslovi mogu ući u kategoriju osobnog asistenta ako su posvećeni jednom izvršnom osoblju ili mogu biti ključ uspješnog, malog ureda gdje sami rješavaju pozive, papirologiju i druge zadatke koji podržavaju cijelu radnu snagu.
Većina poslova administrativnog pomoćnika podrazumijeva rukovanje e-poštom, upućivanje telefonskih poziva ili upućivanje poziva klijentima i drugom osoblju, prepiranje papirologije i upravljanje sustavima arhiviranja. Često će biti uključeni u uključivanje novih zaposlenika. Mogu upravljati vremenskim rokovima za ured ili više rukovoditelje, zakazivati sastanke i držati se na vrhu kalendara. Često će se baviti redovitim zakazivanjem termina održavanja, kao što je osiguravanje da tvrtka za vodu dođe do čišćenja hladnjaka za vodu i drugih rutinskih poslova.
Konačni detalji administrativnog pomoćnika ovise o tvrtki i ljudima za koje rade. Ako rade u računovodstvenom uredu, možda će trebati dobro poznavanje računovodstvenih postupaka. Ako su u televizijskoj postprodukcijskoj tvrtki, morat će znati jezik i filmsku i TV produkciju. Za oglašivačku tvrtku, oni moraju imati osnovno znanje o oglasnim kupnjama i poslovanju s oglasima i klijentima.
Poslovi administrativnog pomoćnika mogu biti sjajan način da dobijete pregled onoga što poduzeće radi, a moguće je i da se upustite u druge poslove ili da osjetite koje su im uloge najprikladnije. S druge strane, postoje administrativni asistenti u karijeri koji vole raznovrsne ponude i brzi ritam koji posao donosi u svoje dane.
Što su zadaci administrativnih pomoćnika?
Moguće je dobiti veliki posao administrativnog pomoćnika sa samo srednjom školom, ali neki fakulteti pomažu, posebno za poslove pod rukovodstvom. Važnije su vještine specifične za posao, kao što je dobra komunikacija u pisanom obliku i tijekom govora budući da je uključeno mnogo slanja e-pošte i rukovanja telefonom. Često, administratori moraju imati dobru taktiku i diplomaciju, jer će se morati baviti bijesnim klijentima ili biti neutralna stranka između osoblja u njihovom uredu. Ali sve njihove komunikacijske vještine bit će spore ako nisu dobri slušatelji s glavom za detalje.
Računalne vještine su obavezne, uključujući i znanje o korištenju programa kao što su Microsoft Word, Excel i Outlook. Unos podataka može biti obavezan zadatak, a mogućnost da brzo ovladate programima koje tvrtka koristi, kao što su aplikacije za upravljanje bazom podataka ili timska suradnja, pomoći će administratoru da uspije u njihovoj ulozi.
Razumijevanje svih aspekata slanja e-pošte obično će biti potrebno i može uključivati poznavanje načina na koji se USPS može rukovati svakodnevnom poštom i radnim poštanskim strojevima, ali i poznavanje kurirskih sustava kao što su FedEx, UPS i čak kako pozvati kurire za bicikle.
Manje veličanstvene administrativne dužnosti podrazumijevaju održavanje ureda dobro opskrbljenim zalihama. Od papira do pisača i olovaka, te su stvari glavna opskrbna točka ureda koji dobro funkcionira, a to je domena administratora. Tako je rukovanje održavanje i održavanje uredske opreme kao što su kopirke, računala i još mnogo toga. Ne moraju nužno popraviti te stvari, ali malo rješavanja problema ide daleko, a ostatak vremena mogu nazvati IT odjel ili posegnuti za popravkom ljudi.
Koje osobine trebaju administrativnom osoblju?
Profesionalno ponašanje i izgled koji se podudara s imidžom tvrtke dug je put u ovom poslu, jer su administrativni pomoćnici često “prednje lice” tvrtke ili prvi dojam koji čovjek dobije od rukovoditelja dok rade te stolove.
Organiziranje je kritično. Upravljanje svim tim rasporedima, vraćanje poziva, izdavanje dopisa, ažuriranje proračunskih tablica, održavanje sustava arhiviranja - sve to zahtijeva dobre organizacijske vještine i sposobnost da se stalno održava na vrhu mnogih stvari. Povezane su, naravno, vještine upravljanja vremenom jer su rokovi konstantni, a ako se ugovor pošalje prekasno ili ako se poziv ne vrati odmah, to može prouzročiti kolaps poslovnih dragocjenih poslova.
Ključno je biti odličan u timskom radu, jer je to uloga osoblja za podršku, ali i sama. Ostati na vrhu projekata i biti samo-starter je neophodno, i to u prometnom okruženju uz stalne prekide je obavezno. Dani su ispunjeni pozivima, ljudi kojima je potrebna pomoć i pop-up zadaci koji zahtijevaju trenutna rješenja, ali još uvijek postoje projekti koji su u tijeku i svi moraju biti dovršeni, a administrativno osoblje treba biti izvrsno na oba.
Što su vještine vrijedne?
Osim standardnih svakodnevnih vještina potrebnih za uspješnu karijeru u radu s administrativnom podrškom, postoje i mnoge druge vještine koje mogu odvojiti jedan od paketa i dati im prednost na višim plaćanjima, više neuhvatljivim administrativnim poslovima.
Biti dvojezičan ili višejezični je fantastična vještina koju treba imati. Poznavanje španjolskog, njemačkog, kineskog, indijskog ili drugih jezika koji su uobičajeni u nacionalnom ili međunarodnom poslovanju može učiniti administratora iznimno vrijednim, a te uloge često plaćaju i više.
Neke druge potencijalno vrijedne vještine uključuju poznavanje društvenih medija, osnove računovodstva, vještinu u pisanju izvješća i analizu podataka te razumijevanje zakonitosti i ugovora.
U konačnici, administrativni pomoćnici trebaju tražiti posao u karijernim područjima od interesa za njih. Netko tko voli pravo trebao bi raditi u odvjetničkom uredu jer će morati nešto naučiti o profesiji koja će tamo učinkovito obavljati posao. Isto tako, osoba koja ne voli lijekove ne bi trebala težiti radu u liječničkom uredu. Što više znate o poslu koji se provodi na radnom mjestu, to su oni više dragocjeni kao asistenti i veće su im šanse da budu promovirane.
Što administrativni pomoćnici zarađuju?
Poslovi administrativnog asistenta znatno se razlikuju, a naknada se povećava ovisno o opsegu njihovih radnih dužnosti, iskustvu i dužini radnog staža onih kojima pomažu. Dakle, pomoćnik administratora za mali ured zaradit će manje od jednog za visoku zaradu, brzu podjelu reklamne kuće, a oba će zaraditi manje od izvršnog administrativnog osoblja koje radi isključivo za CEO.
Prema Indeed.com, kada se u prosjeku isplaćuju plaće ponuđene na oglasima za posao za listopad 2018., primljeni su administratori za početnike $13.05 po satu ili približno $28,000 godišnje. S druge strane, Salary.com izvještava da iskusni juniorski administrativni asistent zarađuje, u prosjeku, $40,588, od rujna 2018. godine. Isto mjesto izvješćuje o prosječnoj plaći za administrativnog pomoćnika glavnog izvršnog direktora kao i $77,913, ali vrhunske plaće, uključujući naknade, išle su jednako visoko kao $95,219.
Budućnost administrativnih pomoćnika
Tehnologija se brzo mijenja, čineći naše živote produktivnijim, organiziranim i brzim nego ikad. Moglo bi se pomisliti da to prijeti budućim administrativnim pomoćnicima, ali to nije slučaj. Zapravo, na neki način im daje još više mogućnosti.
Danas su “virtualni asistenti” karijera koja raste. Sposobnost daljinskog rada i kontakta putem telefona i videozapisa sa svojim poslodavcima omogućuje asistentima da rade za ljude širom svijeta. To je prilika za rastuću karijeru za one koji žele raditi od kuće ili u inozemstvu. Neki VA rade izravno za tvrtke, neki su zaposleni od strane trećih osoba, a mnogi su sada samozaposleni i rade s nepunim radnim vremenom za dva ili više poslodavaca tjedno. Biti uspješan VA zahtijeva još više samo-pokretanja i marljivosti jer rad na daljinu znači potrebu da ostanete motivirani na vlastitu.
I u tradicionalnim uredima administrativni pomoćnici nemaju čega bojati - njihovi će poslovi i dalje biti ključni za uspjeh na svakom radnom mjestu. Ono što se može promijeniti jest razina kompjuterske vještine za koju se očekuje da će imati jer automatizacija i digitalno oslanjanje i dalje rastu, tako da će oni koji ostanu na trendovima i tehnologijama imati prednost u odnosu na svoje kolege.
