U nekom trenutku vaše karijere vjerojatno ćete morati napisati poslovno izvješće. Poslovno izvješće obično se odnosi na određeni projekt ili komponentu tvrtke, predstavlja vaše nalaze i daje preporuke namijenjenom čitatelju.
Planiranje i pisanje pravilnog poslovnog izvješća koje dopire do ciljane publike i motivira čitatelje da planiraju, istražuju i predaju uspjehu izvješća. Dok specifični stil pisanja poslovnog izvještaja koji koristite mora odražavati vaš osobni stil pisanja i osobnost, kao i osobnost tvrtke, postoje korisni savjeti za pisanje izvješća koje svatko može koristiti.
Razjasniti svrhu izvješća
Malo je savjeta za pisanje izvješća jednako važno kao i definiranje i pojašnjavanje svrhe izvješća. Učinite to što je prije moguće u izvješću kako ne biste gubili vrijeme i energiju s nepotrebnim problemima. Prikupite sve informacije potrebne za pouzdano izvješće. Ponekad to može značiti razgovor s ljudima koji su uključeni, ili može biti uključen kao provedba istraživačkog projekta.
Primjer:
Ovo izvješće odnosi se na marketinške tehnike koje smo koristili u posljednjih pet godina za stjecanje novih klijenata. Na temelju analize tehnika, utrošenog novca i broja novih klijenata koje smo nabavili iz svake, preporučujem tri specifične vrste marketinga koje se nastavljaju.
Organizirajte sve relevantne informacije
Obavezno ograničite podatke na svrhu poslovnog izvješća. Ne dopustite da se opseg izvješća proširi jer to može poremetiti format vašeg poslovnog izvješća. Ako je svrha izvješća preporučiti tri specifične teme marketinških tehnika, ostanite usredotočeni na te tri tehnike i relevantne informacije.
Primjer:
Kao što ćete vidjeti na temelju mojih istraživanja, ovo su tri najbolje marketinške tehnike koje preporučujem. Oni su najisplativiji za dovođenje najvećeg broja novih klijenata.
Upoznajte publiku formata poslovnog izvješća
Morate razumjeti kome pišete i za koje je najbolje da se obratite ovoj publici. Odredite ton, stav i naglasak koji je usmjeren prema vašim čitateljima. Iako biste uvijek trebali biti profesionalni u svom načinu pisanja poslovnog izvješća, razina pojedinosti koju uključite može se razlikovati ovisno o tome tko čita izvješće.
Ako pišete visokim korporativnim rukovoditeljima, možda ćete htjeti uključiti više definitivnih brojeva i istraživanja te ih detaljnije opisati. Ako pišete marketinškom timu koji razumije marketinški jezik, možete koristiti format poslovnog izvješća koji je opušteniji i govori o tehnikama koje ste koristili u prošlosti.
Motivirajte svoju publiku
Sastavite poslovno izvješće pomoću jakih riječi koje će motivirati vašu publiku. Stvorite učinkovite, dobro uređene rečenice, ali ostanite vjerni svom osobnom stilu pisanja poslovnog izvješća. Neki od vaših publika mogu skenirati samo izvješće, stoga odaberite format poslovnog izvješća s označenim točkama, obilje praznog prostora, dobre naslove i titlove te kratke odlomke.
Primjer:
Tri tehnike marketinga ubojica
Možemo dobiti 35 posto više klijenata i uštedjeti novac koristeći sljedeće tri marketinške tehnike:
- Mjesečni bilteni e-pošte koji pružaju koristan sadržaj.
- Tromjesečne promocije u trgovini.
- Oglašavanje u lokalnim novinama.
Pročitajte prije slanja
Jedan od najvažnijih savjeta za pisanje izvješća je dokazivanje, uređivanje i revizija prije distribucije izvješća. Imajući drugi set očiju čitati izvješće je odličan način da provjerite je li poruka jasna. Ostavite sebi dovoljno vremena da uredite i pregledate izvješće prije roka. Nemojte žuriti ovim korakom. Kada distribuirate izvješće, provjerite jesu li svi dokumenti i prilozi uključeni i da ih svatko dobije.
