Kada tvrtka troši novac na plaćanje troškova, bilo u gotovini, čekom, elektroničkim prijenosom ili bilo kojom drugom metodom, to je poznato kao isplata gotovine u svijetu računovodstva. Izvješće o isplati gotovine je evidencija svake transakcije koja je uključivala gotovinu koju je tvrtka platila iz bilo kojeg razloga. Izvješće se obično generira pomoću softverskog paketa za računovodstvo tvrtke, kao što je QuickBooks.
Savjet
-
Izvješće o isplati gotovine je evidencija svih pojedinačnih transakcija koje uključuju gotovinu koju isplaćuje tvrtka.
Što je isplata gotovine?
Isplate u gotovini predstavljaju transakcije pojedinačnih rashoda koje čine ukupne iznose troškova iskazane u računu dobiti i gubitka tvrtke. To uključuje plaćanja za plaće i nadnice, zalihe, vanjske pravne usluge, najam zgrada i sve ostale troškove koje tvrtka snosi. Kada tvrtka plaća fakture, ona bilježi uplate u dnevnik novčanih isplata u svom sustavu računovodstvenog softvera.
Izvještaj o dobiti i gubitku društva prikazuje izdatke za gotovinu na visokoj razini, a troškovi su prikazani u različitim vremenskim razdobljima, ovisno o tome koristi li društvo računovodstvo na temelju novčane ili obračunske osnovice.
Dnevnik isplate gotovine
U računovodstvu se izraz "časopis" koristi za opis popisa zabilježenih transakcija koje su odvojene prema vrsti. Poduzeće obično u svom računovodstvenom sustavu koristi nekoliko časopisa, kao što je časopis za prodaju, novčane primitke, gotovinske isplate i opći dnevnik. U mnogim paketima računovodstvenog softvera korisnici ne vide pojedinačne časopise.
Ove transakcije se objavljuju u glavnom dnevniku tvrtke jer kada korisnik generira čekove ili unese račune u sustav, unosi se automatski unose u svaki pojedini dnevnik i zatim prenose u opći dnevnik. Time je eliminirana potreba za ručnim snimanjem transakcija u pojedinačnom časopisu, kao što je časopis za isplatu gotovine. Kada su računovodstvene transakcije evidentirane ručno, unosi bi se prvo ručno evidentirali u dnevnik novčanih izdataka, a zatim prebacili u opći dnevnik.
Zaštita gotovine tvrtke
Jedna od najvažnijih primjena izvješća o isplati gotovine je pomoć u održavanju uske unutarnje kontrole nad gotovinom koja napušta tvrtku, tako da ona ne završi u pogrešnim rukama. To je dio većeg procesa gotovinskih unutarnjih kontrola koji uključuje mnoge korake, kao što je razdvajanje dužnosti, što znači da se financijskim transakcijama ne upravlja od početka do kraja od strane samo jednog zaposlenika.
Izvješće o isplati gotovine može vlasnicima tvrtki pružiti potrebne informacije o troškovima kako bi im pomoglo u upravljanju tijekom vremena. Na primjer, to pokazuje koliko je potrošeno na inventar za mjesec, iznos potrošen na plaće osoblja, najam i zakup i troškove za bilo koje vanjske usluge. Dnevnik isplate gotovine može se koristiti kao resurs za planiranje budućih odluka o upravljanju novcem. Izvješće također pruža razinu detalja koja je potrebna kako bi se spriječilo da bilo tko u poduzeću zloupotrebi ili pogrešno usmjeri novac. Na primjer, pregledavanje izvješća tijekom vremena može pomoći u praćenju obrazaca plaćanja kako bi se uočile neobične aktivnosti ili uočile i provjerile velike isplate kako bi se uvjerili da su legitimne.
Kada tvrtka isplati gotovinu, ona bi uvijek trebala koristiti unaprijed ispisanu, numeriranu provjeru i imati postavljena pravila o tome tko u tvrtki može odobriti plaćanje čekova. Također, kada tvrtka plaća fakture, trebala bi ih označiti kao plaćene kako bi spriječila beskrupulozne ili pogrešne dvostruke uplate. Pregled izvješća o isplatama gotovine svaki mjesec je učinkovit način da se uhvati u koštac s ovim i drugim pitanjima.
Važno je da tvrtka ima vrlo ograničen broj ljudi, možda najviše tri ili četiri, koji imaju ovlasti potpisati čekove tvrtki. Ako se na izvješću o isplati gotovine pokaže neuobičajena isplata, postaje jednostavno riješiti kopiju čeka i razgovarati s osobom koja je potpisala ček kako bi potvrdila transakciju. Potpisnici provjere trebaju imati značajnu i odgovarajuću razinu ovlasti unutar tvrtke.
