Zapisi o platnom spisku pružaju zaposlenicima informacije o novim promjenama u politici tvrtke i podsjećaju zaposlenike na trenutnu politiku. Na primjer, ako zaposlenici obično zaborave potpisati svoje vremenske kartice, kratak dopis može ih podsjetiti na zahtjev. Ako će zbog praznika, čekovi biti dostupni dan ranije, možete upotrijebiti dopis kako biste obavijestili zaposlenike. Šaljite dopise samo potrebnom osoblju. Odjel za obračun plaća treba uključivati dopise o plaćama s plaćama zaposlenika ili izvješća o zaradama kako bi se osiguralo da zaposlenici primaju dopis.
Napišite naslov. Uključite datum, primatelje, predmet i predmet. Na primjer: 12/01/2020 Za: sve zaposlenike Od: Odjel za plaće Tema: Rani dan isplate
Napišite tijelo bilješke; ovo je vaš razlog za pisanje dopisa. Na primjer, "Zbog božićnih blagdana, provjere plaća bit će dostupne 23. svibnja." Jednom razmaknite svoje paragrafe i, ako vaš podsjetnik ima više od jednog, dvostruki razmak nakon svakog odlomka.
Napišite završnu riječ. Iako ne trebate biti formalni kao u poslovnom pismu, uključite završnu izjavu i naziv vašeg odjela. Na primjer, "Ako imate bilo kakvih pitanja, obratite se odjelu za obračun plaća. Hvala." Uključite telefonski broj ako vaš odjel ima svoje proširenje.
Savjet
-
Uzmite u obzir, kada šaljete dopis svim zaposlenicima koji ih podsjećaju na politiku tvrtke, da neki zaposlenici ispravno obavljaju radnju tako da ne želite oštro izgovarati memo. Na primjer, "Samo kratak podsjetnik na politiku tvrtke da zaposlenici moraju potpisati svoje vremenske kartice. Hvala!" Obavijesti o izmjenama pravila trebale bi biti jasne i jasne, ali pružiti svoje kontaktne informacije za pitanja. Na primjer, "Počevši od 02/28/12, zaposlenici moraju uključiti svoje nadoknade tjedno. Ako imate bilo kakvih pitanja, obratite se Susie na produžetku 210. Hvala." Ako kopiju dopisa pošaljete drugoj osobi, primjerice vlasniku tvrtke, ispod teme za ime osobe uključite CC liniju. Texas A & M University preporučuje korištenje podnaslova za dopise duže od tri paragrafa. Upotrijebite memorandum tvrtke na svojim dopisima kako biste čitatelju pomogli da zna da je to službeni memorandum. Prije slanja dopisa primite odobrenje od upravitelja odjela ili vlasnika tvrtke.
Upozorenje
Zapisi napisani u neobičnim fontovima mogu biti teško čitljivi i neprofesionalni. Koristite standardni font i učinite tekst u ravnini s lijevom marginom za lakšu čitljivost.Čak i ako je dopis pritužba, pazite na riječi koje odaberete prilikom pisanja. Održavajte svoju profesionalnost u svakom trenutku.
