Upotreba podsjetnika zaposlenika za traženje volontera za planiranje uredske svečanosti dobar je način da se uključe mnogi radnici i da se osjećaju uključeni u tim ureda. Učinkovito korištenje volontera zaposlenika može učiniti događaje kao što su božićne zabave bez problema. Memorandumi također osiguravaju da poruka ili obavijest dopru do svih namjeravanih primatelja. Kada planirate božićne zabave i druge uredske događaje, morate se pobrinuti da svatko tko je pozvan da prisustvuje svjestan je datuma i vremena.
Stavke koje su vam potrebne
-
Popis potencijalnih volontera zaposlenika
-
Kontakt informacije za sve potencijalne volontere
-
Datum, mjesto i vrijeme događaja
-
Popis vremena i dužnosti volontera
Odredite vrstu božićne zabave koju će vaš ured imati. Odlučite hoće li se događaj održati u uredu ili izvan njega. Postavite proračun. Odredite broj ljudi koji će biti pozvani, uključujući supružnike zaposlenika ili goste. Odlučite da li će alkohol biti poslužen i hoće li vam pružiti besplatno piće ili bar s plaćanjem gotovinom. Sačuvajte detaljan popis parametara stranke koji će voditi vaše volontere u postavljanju.
Odredite koliko volontera zaposlenika trebate organizirati i olakšati zabavu. U većini slučajeva, najmanje 10 volontera će morati pokriti sve funkcije. Odaberite volontera volontera za nadgledanje drugih volontera zaposlenika. Raspravljajte o pojedinostima organizacije izravno s glavnim volonterom. Pobrinite se da svaki potencijalni volonter ima vremena i sposobnosti za sudjelovanje prije dodjele uloga.
Napravite dopis svim potencijalnim volonterima navodeći vašu potrebu za pomoći kod uredskog zabave. Navedite ime zaposlenika kojeg ste odabrali da djeluje kao volonter. Pobrinite se da svi volonteri shvate da će osim vas biti dostupna i dodatna osoba koja će raditi kroz logistiku organiziranja zabave. Zamolite sve primatelje bilješki da vas kontaktiraju u roku od tjedan dana kako bi vas obavijestili ako mogu volontirati. Imajte popis svih koji su pristali pomoći.
Pošalji drugi dopis ljudima koji su se javili. Dodijeliti zadatke i odgovornosti strankama određenim pojedincima ili malim grupama. Na primjer, postavite jednu skupinu zaduženu za odabir izbornika hrane; drugu skupinu zaduženu za cirkulaciju pozivnica; treća skupina zadužena za dekoracije, usluge za stranke i darove. Nastavite dijeliti zadatke dok se ne pokriju svi aspekti stranke. Možda ćete morati angažirati dodatne volontere ako je vaša stranka velika, formalna ili složenija od običnog okupljanja u uredu.
U drugom dopisu najavite raspored sastanaka stranačkih volonterskih odbora, tjedno ili mjesečno, za organiziranje i pripremu. Zakažite prvi sastanak najmanje četiri do šest mjeseci prije događaja. To će osigurati da se ne zanemari nikakav detalj i svi volonteri razumiju svoje odgovornosti i vremenske obveze. Zakažite sastanke tijekom radnog vremena, na licu mjesta, ali budite sigurni da neće negativno utjecati na svakodnevni rad volontera. Zamolite sve volontere da vas obavijeste hoće li prisustvovati uvodnom sastanku.
Koristite podsjetnike da redovito pratite sve volontere tijekom cijelog procesa planiranja. U svakom dopisu navedite što se raspravljalo na posljednjem sastanku i što će se raspravljati na sljedećem sastanku. Zamolite volontere da komuniciraju s cijelom skupinom ako imaju ideje, sugestije, pitanja ili zabrinutost kako bi svatko bio potpuno svjestan kako proces planiranja napreduje.
Prije događaja, pošaljite dopis svima u vašem uredu ili tvrtki, zahvaljujući volonterima za njihov rad u pripremi za zabavu. Ovaj izraz zahvalnosti je važan za volontere.
Savjet
-
Koristite tradicionalni poslovni jezik prilikom izrade podsjetnika, čak i za zabavne događaje kao što su božićne zabave. Izbjegavajte korištenje žargonskih izraza, psovki i upitnog jezika prilikom sastavljanja bilješki.
Upozorenje
Ne dopustite da volonteri koriste sastanke za planiranje stranaka kao izgovore kako bi izbjegli svakodnevne radne obveze.
