Odbor za planiranje događaja može vam pomoći ako ste odgovorni za veliku ili kompliciranu aktivnost. Odbor bi trebao biti formiran rano kako bi mogao sudjelovati u planiranju od početka do kraja. Uzeti vodeću ulogu u određivanju rokova i članova povjerenstva za zapošljavanje.
Započnite s izradom planova za odbor mjesecima prije događaja. Utvrdite koliko često bi se odbor trebao sastajati i održavati sastanke na minimumu kako se ljudi ne bi dosađivali. Zakažite dodatne sastanke kako se događaj približava.
Utvrdite odgovornosti članova odbora i planirajte bilo koji pododbor prije nego što se obratite ljudima da se pridruže odboru.
Pozovite ljude da se pridruže odboru. Usredotočite se na ljude koji su pokazali interes za događaj ili imaju iskustva u planiranju sličnih događaja. Pitajte osobno i dajte pojedincu sve detalje koje ste planirali do te točke. Pošaljite im e-poštu zahvaljujući im što su se pridružili vašem odboru i podsjetite ih na detalje vašeg prvog sastanka.
Neka svaki član popuni kratak obrazac s kontaktnim informacijama na prvom sastanku. Pregledajte raspored sastanaka i navedite pojedinosti o događaju i bilo kojoj aktualnoj imovini ili problemima. Istaknite gdje vam je potrebna pomoć i koje se odluke trebaju donijeti. Podignite pododbore i dopustite grupi da odredi koji će članovi biti zaduženi za njih. Dodijeliti predsjednicima pododbora do kraja prvog sastanka.
