Ako planirate raditi kao tajnica ili administrativna asistentica, morate biti sigurni da imate odgovarajuće vještine. Uloga tajnika i administrativnog pomoćnika brzo se promijenila u posljednjih nekoliko godina, a vještine koje ti pojedinci trebaju su se također razvili. Razumijevanje koje su vještine i sposobnosti najvažnije može olakšati i uspješnije tražiti posao.
Računalne vještine
Većina tajničkog rada sada se obavlja na računalima, tako da tajnice moraju imati solidne računalne vještine. Te vještine uključuju mogućnost korištenja velikih uredskih programskih paketa kao što je Microsoft Office. Sekretari bi trebali biti upoznati s nekoliko različitih verzija sustava Microsoft Office, budući da sve tvrtke ne koriste najnoviju verziju.
Dobre komunikacijske vještine
Tajnici moraju imati solidne komunikacijske vještine, pisane i verbalne. Sekretari su često pozvani da komuniciraju u ime svojih šefova i moraju biti u stanju predstaviti sebe i svoje poslodavce na najbolji mogući način. Od tajnika se često traži da sastavljaju pisma sa samo minimalnim uputama svojih šefova. To znači da moraju dobro poznavati engleski jezik i čvrsto se držati poslovnog bontona i odgovarajućih formata poslovne komunikacije. Potreba za izvrsnom komunikacijom proteže se u sva područja, od relativno neformalnih komunikacija poput e-pošte i izravne razmjene poruka, do poslovnih prijedloga i službenih pisama.
Tipkanje i administrativne vještine
Tajnici moraju imati vrlo jake vještine tipkanja, jer se dobar dio njihovog dana troši na pisanje pisama, dopisa, e-poruka i drugih pisanih komunikacija. Mnogi poslodavci zahtijevaju od tajnika da polažu test pisanja, pa se pripremite i vježbajte svoje vještine tipkanja prije intervjua. Mnogi tajnici također obavljaju administrativne funkcije, kao što su osnovno računovodstvo i obračun plaća. Jake matematičke vještine važne su u tajničkim profesijama, tako da je naglašavanje tih vještina vrlo važno.
Vještine ljudi
Snažne interpersonalne vještine neophodne su za bilo koju tajnicu ili administrativnu pomoćnicu. Ovi pojedinci rutinski rade s nizom različitih odjela, i moraju biti u mogućnosti da se slažu sa svima u organizaciji kako bi učinkovito obavljali svoj posao. Tajnici također rade s onima izvan organizacije, često služeći kao stand-ins za svoje šefove. Prijateljski stav i sposobnost da se slažemo s drugima ključni su za ovaj posao.
