Jedna tvrtka može imati nekoliko pozicija kako bi operacije išle glatko i zadržale zaposlenike sretnima. Dvije od tih pozicija su tajnice i voditelji ureda, a uvelike se razlikuju po odgovornostima, opsegu, obrazovanju i plaći. Dok voditelj ureda blisko surađuje s unutarnjim poslovanjem, tajnici služe i menadžerima i tvrtki, osobito ako tajnica preuzima opće dužnosti recepcionara.
Opis posla tajnika
Tajnice obavljaju dvije bitne uloge, pružajući podršku uredskim voditeljima ili rukovoditeljima i obavljajući osnovne zadatke recepcionara. Oni odgovaraju telefonima, zakazuju sastanke i sastanke te pišu izvještaje ili dokumente u ime menadžera i rukovoditelja, obrađuju dolaznu i odlaznu poštansku poštu te ažuriraju softverske dokumente kada je to potrebno. Stvarne dužnosti mogu se mijenjati ovisno o dotičnom položaju, budući da pravni tajnici mogu obavljati upite pravnih klijenata i ažurirati mape pacijenata u medicinskom okruženju.
Opis posla upravitelja ureda
Voditelj ureda odgovoran je za nadzor i vođenje zaposlenika u uredskom okruženju. Voditelji ureda poznaju ciljeve poslovanja i određenog odjela, tako da moraju osigurati da sav posao koji obavljaju zaposlenici zadovoljava poslovne smjernice, ciljeve i standarde. Neki menadžeri delegiraju zadatke, zadatke i projekte zaposlenicima koji rade u određenom odjelu. Voditelji ureda također moraju poštivati proračune koje je odredio računovodstveni odjel i ispuniti planirane rokove.
Obrazovni zahtjevi
Tajnica često ima srednju školu. Osigurava se dodatno osposobljavanje na radnom mjestu, tako da tajnica uči interne operacije poslovanja i koristi se računalnim sustavom tijekom razdoblja obuke. Pravne i medicinske tajnice mogu zahtijevati dodatnu potvrdu od Nacionalne udruge pravnih tajnika ili Međunarodne udruge administrativnih stručnjaka. Voditelji ureda često imaju višu stručnu spremu za upravljanje uredom ili administrativne usluge ili podršku. Visoko obrazovanje može uključivati diplomu prvostupnika ili stupanj suradnika.
Razlike u plaćama
Budući da voditelji ureda imaju veliko obrazovanje i upravljaju drugim zaposlenicima u uredu, oni primaju veću plaću od tajnika, prema objavljenim podacima o plaćama u američkom Zavodu za statistiku rada. Od 2008. godine upravitelji ureda i nadzornici zaposlenika zarađivali su oko 45.790 dolara godišnje, dok su tajnice od 2010. zarađivale medijan od 25.240 dolara. Najviše plaćene tajnice zarađuju 36.910 dolara godišnje, što i dalje pada ispod prosjeka za uredske menadžere.
