Bez obzira da li naručujete pizzu, naručujete nešto od televizijskog oglasa, dijelova automobila ili transportnog sustava, postupak za preuzimanje narudžbe se ne mijenja. Biti ljubazni i prikupljati sve potrebne informacije kako bi izvršili narudžbu, dovršite transakciju na profesionalan način i promičete zadovoljstvo kupaca. Postupak preuzimanja narudžbe može odrediti postavlja li kupac ponovljenu narudžbu.
Prepoznajte sebe i svoje mjesto poslovanja kada se javite na telefon. Na primjer, “ABC123 Company, ovo je Sally, kako vam mogu pomoći danas?” Nikada nemojte jesti ili piti kada ste na telefonu i govorite jasno i polako kako bi vas klijent razumio. Držite glas na ravnomjernom nivou; ako ste skloni govoriti glasno, obuzdajte tu tendenciju kada telefonirate na poslu i zadržite prijateljski ton u vašem glasu. Koristite ispravnu gramatiku i izbjegavajte sleng.
Pitajte za ime pozivatelja i koristite ga tijekom razgovora. Nemojte nazivati klijenta njezinim imenom, osim ako vam to ne kaže; koristiti njezin formalni naslov. Nikada nemojte staviti klijenta na čekanje ili spikerfon, bez da prvo zatražite njezino dopuštenje i čekate njezin odgovor.
Slušajte pažljivo kupca i zapišite sve relevantne informacije. Zamolite ga da ponovi ako je potrebno. Nemojte se oslanjati na svoje pamćenje. Nikad se ne ponašajte kao da ste u žurbi, najvažniji kupac je onaj koji je trenutno na telefonu. Držite svoj način strpljiv i od pomoći.
Pobrinite se da dobijete sve potrebne informacije kako biste naručili narudžbu, uključujući točnu stavku, specifikacije, veličinu i sve druge relevantne informacije. Bolje je imati više informacija nego što je potrebno da bi se narudžba ispravno postavila nego premalo. Uvijek ponovite narudžbu klijenta kako biste je provjerili. Uvjerite se da je jasno o cijeni za predmet naručiti kako bi se izbjeglo kupca primanje neugodno iznenađenje kada je dobiva račun.
Pitajte klijenta za njegov broj telefona kako biste ga mogli nazvati ako imate pitanja o narudžbi kasnije. Uvijek završite razgovor zahvaljujući klijentu za njegovo poslovanje. Pričekajte da on prvo spusti slušalicu tako da ne čuje buku telefona koji prekida vezu.
