Uz zapošljavanje i zadržavanje, obuka je jedan od tri ključna aspekta učinkovitog upravljanja zaposlenicima. Prije nego što sjednete i riješite ono što vaš program obuke zaposlenika treba uključiti, ipak je korisno napraviti SWOT analizu zaposlenika i pogledati prednosti, slabosti, mogućnosti i prijetnje u poslovanju.
Prvo okupite svoj tim kako biste izradili SWOT analizu. To može biti multifunkcionalni tim menadžera iz različitih područja tvrtke, od kojih svi imaju određeni interes u razvoju programa obuke zaposlenika. Tim može uključivati zaposlenike koji su prošli obuku, uspješne članove tima koji znaju gdje leže prilike ili stručnjaci tvrtke za obuku. Ili SWOT tim može biti manja grupa, možda čak i samo jedna osoba, koja je blisko upoznata s zaposlenicima i potrebama za obukom tvrtke. Veći tim je općenito bolji (a da ne postane prevelik), jer će više ideja biti doneseno na stol.
Prije početka važno je da svaki član tima razumije što radite i zašto to radite. Svi članovi tima trebaju biti upoznati ne samo s SWOT procesom, već is konkretnim željenim rezultatom procesa i cjelokupnom inicijativom za obuku zaposlenika. Dajte svima pozadinu i započnite.
Većina SWOT grupa najjednostavnije je početi s prednostima. To su prednosti vaše trenutne baze zaposlenika, stvari koje, iako su se uvijek mogle poboljšati, vaši zaposlenici trenutno vrlo dobro rade. Ako su vaši zaposlenici odlazni i prijateljski raspoloženi, to je snaga. Ako dosljedno dostavljaju potrebna izvješća na vrijeme, to je snaga. Prednosti su stvari koje vjerojatno ne moraju imati visok prioritet za obuku u vašem novom programu razvoja zaposlenika, izvan onoga što se već radi na osposobljavanju tih vještina. Napravite sveobuhvatan popis snaga vaših zaposlenika i osigurajte da se svi članovi tima slažu da su to zaista snage.
Nakon prednosti, logično mjesto za kretanje su slabosti. To su područja s najviše potrebe za poboljšanjem vaših zaposlenika, vjerojatno područja koja su vašu tvrtku odlučila ispitati proces obuke i razvoja zaposlenika. Ako tim za korisničku podršku ne može potaknuti korisnike da odustanu od vašeg poslovanja, to je slabost. Ako menadžer operacija ne može pročitati izvješće o dobiti i gubitku, to je slabost. Slabosti su stavke koje će vaš tim na kraju htjeti postaviti kao visoke prioritete u procesu obuke zaposlenika. Opet, stvorite sveobuhvatan popis slabosti zaposlenika i budite iskreni.
U SWOT analizama, gdje su jake i slabe strane uglavnom unutarnje, mogućnosti i prijetnje se pronalaze gledanjem izvan grupe. Iako su prednosti i slabosti ono što ste vidjeli u prošlosti i sada vidite, mogućnosti i prijetnje su ono što počinjete vidjeti, ali ćete vidjeti više u budućnosti. Prilika za prodajni tim, na primjer, može biti novi proizvod, obilježje ili cijena koja dolazi od prodavača (što bi u ovom slučaju očito omogućilo mogućnost obuke zaposlenika). Prilika za računovodstvenu podjelu mogla bi biti novi porezni softver ili nova dostupnost online podnošenja, što bi ponovno stvorilo mogućnost obuke.
Konačno, trebalo bi razmotriti realno i temeljito ispitivanje vanjskih prijetnji kako bi se završio SWOT. Prijetnje su oni programi, kvalitete ili događaji koji se približavaju vašim zaposlenicima i koji mogu ugroziti učinkovitost ili učinkovitost poslovanja. Taj novi porezni softver koji je bio prilika za učinkovitije računovodstvo mogao bi biti prijetnja, na primjer; nakon svega, ako računovođe ne razumiju kako ga koristiti, to bi ih moglo usporiti. Konkurent koji nudi novu, nižu cijenu može stvoriti prijetnju za zaposlenike u prodaji, jer bi mogli izgubiti prodaju ako nisu adekvatno obučeni za prodaju u odnosu na tu nižu cijenu.
Nakon što ste u potpunosti sastavili SWOT i vaš tim se slaže s tim, najteži dio počinje: zapravo morate upotrijebiti dokument kako biste uskladili i obnovili svoj program obuke. SWOT izgleda sjajno na papiru, ali je bezvrijedan ako se ne koristi ispravno za usklađivanje obuke zaposlenika s najnužnijim potrebama tvrtke. Prednosti su područja koja treba pojačati, ali nisu obučena kao prioritet, dok se slabosti mogu koristiti za generiranje najvažnijih tema obuke. Iako snage i slabosti pokazuju što treningi vaši zaposlenici sada i ne trebaju, mogućnosti i prijetnje trebale bi pokazati koja obuka bi trebala biti provedena kako bi vaše poslovanje bilo proaktivno, a ne reaktivno.
Upozorenje
Vrlo je lako, pogotovo u grupnim postavkama, prenaglašavati prednosti i podcjenjivati slabosti. Važnost iskrene rasprave, realne procjene osobina i stavova zaposlenika ne može se dovoljno naglasiti.
