Tvrtke i organizacije ovise o komunikacijskim linijama koje ostaju otvorene i ostaju pouzdane između različitih dijelova i podjela. Bez sposobnosti učinkovitog komuniciranja, funkcije tvrtke počinju se brzo raspadati. Međutim, svatko tko u isto vrijeme komunicira vlastitim putem, također vodi kaosu. Ovdje se pojavljuju protokoli na radnom mjestu.
Definirani protokoli
Jednostavno rečeno, protokoli su interna pravila koja članovi organizacije moraju slijediti i koristiti. Osiguravajući da se ciljanim aktivnostima postupa po protokolima, organizacija osigurava dosljednost i usklađenost na svim razinama. Loša je strana, međutim, da previše protokola dovodi do redundancije, birokracije i, još gore, nepotrebnih odgoda. To djeluje protiv organizacije koja pokušava biti okretna i fleksibilna. Postići ravnotežu između usklađenosti i odaziva.
Elektronička komunikacija
Kako bi se pridonijelo izazovu upravljanja načinom na koji ljudi komuniciraju u istoj organizaciji, elektroničke i kompjutorizirane metode komplicirale su problem. Brzina elektroničke komunikacije često rezultira bržim pojavljivanjem problema i daljnjim širenjem u slučaju pogrešaka. Pametni telefoni, e-pošta, razmjena izravnih poruka i računalne datoteke samo pojačavaju komunikaciju.
Pisana komunikacija
Pisane poruke, najtradicionalnije metode poslovne komunikacije, lako se standardiziraju od strane organizacija kako bi se mogle ispravno usmjeriti i pravilno odrediti prioritete. To se postiže odabirom različitih metoda za različite razine važnosti. E-poruke, bilješke i osnovne poruke mogu se koristiti za svakodnevnu komunikaciju. Memorandumi i pisma na memorandumu tvrtke predstavili su pitanja na formalniji način. Rezervirajte pitanja i izvješća za političke rasprave i važne napore u donošenju odluka.
Elektroničke poruke
Problem s e-poštom, trenutnom porukom i internetom je da organizacije često vrlo brzo gube kontrolu nad porukom i njezinom publikom. Organizacije su dobro opskrbljene redovitim obučavanjem osoblja o rizicima i opasnostima elektroničke komunikacije, rezervirajući te alate za svakodnevnu, redovitu komunikaciju i obuku osoblja o razumijevanju kako redovito čistiti stare komunikacije i čuvati samo važne informacije. Često ljudi koriste te alate za blesave ili osobne poruke. Rezultati se mogu kretati od neugodnih do ozbiljnih ako se te datoteke kasnije uskrsnu u parnicama ili pravnim pitanjima.
Pravila pisanja
Kao dio protokola, organizacije također imaju koristi od toga da osiguraju da svaka komunikacija slijedi pravila jasne upotrebe. To znači da osoblje mora razumjeti kako pravilno komunicirati u pisanom obliku. Brzi, uzbudljivi akronimi, kao što su LOL, WTB, WU, LTR i tako dalje, ne spadaju u profesionalne spise. Osoblje treba shvatiti da je potrebno komunicirati na ispravnom jeziku koji daje prednost pravopisu i gramatici.
Verbalne komunikacije
Protokoli za verbalnu komunikaciju mogu se implementirati na sličan način kao i pisani dokumenti. Trebaju postojati razine za verbalne sastanke, uključujući povremene rasprave, formalne sastanke, sastanke hijerarhije i interakcije u kreiranju politike / odlučivanja. Svako od tih kontaktnih događaja treba imati razumljivo očekivanje kako komunicirati, koliko dugo i kako obraditi reakcije i odluke. Neuspjeh da se to učini u poslovanju često rezultira ad hoc interakcijom koja, iako je ugodna u malim grupama, počinje uzrokovati probleme kako organizacije rastu.
