Odjel nabave u većini organizacija je kritičan jer predstavlja veliki postotak ukupne potrošnje za cijelu organizaciju i zato što organizaciju opskrbljuje dobrima i uslugama koje su joj potrebne za rad. Troškovi neučinkovitosti i / ili pogrešni procesi mogu biti vrlo visoki jer će utjecati na cijelu organizaciju. Isto tako, funkcija nabave može biti posebno osjetljiva na prijevaru jer uključuje isplatu gotovine. Operativne revizije odjela za nabavu mogu pomoći u uklanjanju otpada, neučinkovitosti i prijevara, čime se dodaje vrijednost krajnjem rezultatu organizacije.
Usvojiti pristup procjene rizika funkcijama odjela za nabavu umjesto pokušaja revizije svih funkcija na godišnjoj razini. Identificirajte funkcije odjela nabave i procijenite rizike povezane s njima. Korištenje procjene rizika presudno je zato što ograničene resurse unutarnje revizije stavlja u područja u kojima su oni najpotrebniji.
Ocijenite strukturu unutarnje kontrole odjela nabave. Koristite COSO integrirani okvir za evaluaciju. Ovaj model pomoći će staviti kontrole u perspektivu i pomoći povezati specifične kontrole s određenim poslovnim aktivnostima.
Izvršiti testiranje kontrola koje se odnose na visoko rizične poslovne aktivnosti pod revizijom.Nabavite ili pripremite procesne karte kontrola koje se testiraju i izvršite prolazak kroz svaku od tih kontrola kako biste provjerili kako funkcioniraju. Odaberite uzorak podataka za poslovne aktivnosti koje se revidiraju i testirajte usklađenost s odgovarajućim kontrolama.
Analizirajte rezultate kontrolnog testiranja kako biste utvrdili slabosti ili neuspjehe kontrole. Uprava treba biti svjesna ovakvih situacija kako bi se što prije poduzele korektivne mjere.
Izvršiti sadržajna ispitivanja detaljnih podataka za poslovne aktivnosti koje su pod revizijom. Ovi testovi trebaju uključivati analitičke postupke kao i ispitivanje izvorne dokumentacije. Budući da odjeli za nabavu pokreću prijevare s plaćanjem gotovinom, velika je zabrinutost, revizori trebaju tražiti pokazatelje prijevare i / ili anomalije u podacima kao dio analitičkih postupaka.
Provesti izlaznu konferenciju s voditeljima odjela nabave. Navedite popis nalaza i pitanja koja treba riješiti i preporuke o tome kako ih riješiti. Ako se pronađe prijevara, o tome treba izvijestiti više rukovodstvo izvan odjela nabave. Omogućite voditeljima odjela nabave priliku da predstave dodatne informacije i / ili dokaze koji bi mogli promijeniti rezultate revizije i pružiti plan korektivnih mjera za rješavanje preostalih nalaza revizije i pitanja.
Napišite izvješće o reviziji na odgovarajuću razinu upravljanja i / ili upravni odbor. U izvješće uključite plan korektivnih mjera od upravitelja odjela nabave.
